Quels avantages choisir pour vos salariés ?

Alban Porcheron
Alban Porcheron
COO, Cofondateur

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Subvention des activités sociales et culturelles

📖 Définition

Remboursement des activités sportives, culturelles et loisirs des salariés par le comité d'entreprise.

Activités concernées

La subvention vous permet de prendre en charge un grand nombre de loisirs de vos salariés :

  • activités sportives (abonnement à la salle de sport, cours individuels, achat de billets d'entrée pour la piscine). ✋Toutefois, l'URSSAF ne permet pas le remboursement de l'achat de matériel sportif à travers une subvention

  • activités culturelles (cours de danse, musique, beaux-arts)

  • participation à des évènements culturels (pièce de théâtre, concerts, festival, cinéma)

  • abonnements à des plateformes culturelles en ligne (Netflix, Spotify, Canal +, OCS)

  • voyages (billets d’avion, de train, location de voiture ou logement, hôtel, reçus de péage)

Budget pour votre comité d'entreprise (CE / CSE) 💵

Pour calculer le montant de la subvention par salarié, vous allez devoir estimer :

  • le nombre de salariés qui peuvent bénéficier de la subvention sur l'année en cours (en prenant compte des départs et arrivées)

  • le budget que vous avez pour cette subvention

  • le taux de participation des salariés

Si votre comité a déjà proposé une subvention par le passé, vous pouvez reprendre une moyenne du taux de consommation historique. Si votre comité propose pour la première fois une subvention, nous vous recommandons de partir d'un montant de subvention faible, que vous pourrez éventuellement augmenter progressivement sur la fin d'année.

En moyenne, 40% des utilisateurs de Leeto consomment leur subvention lorsque celle-ci est limitée à un type d'activité (exemple : sport) et à hauteur de 70% lorsque la subvention a un périmètre élargi (exemple : activités sportives, culturelles et voyages).

Critères d'éligibilité

Vous pouvez proposer la subvention à vos salariés et leurs ayant-droit (enfants, conjoints). L'URSSAF permet de rendre progressif une subvention en fonction de critères sociaux (niveau de rémunération ou forme de contrat par exemple). Toutefois, pour des raisons d'équité, l'URSSAF ne permet pas d'exclure des salariés d'un type d'avantage en fonction de ces mêmes critères sociaux.

Gestion de la subvention

Une fois que vous avez défini le montant que vous accordez à vos salariés et que vous avez arrêté les critères d'éligibilité, il vous faudra :

  • communiquer l'avantage à vos salariés (généralement par email)

  • collecter les justificatifs des salariés

  • vérifier que les justificatifs sont liés à une activité couverte dans le périmètre de la subvention, qu'ils sont nominatifs et inclus dans la période de l'avantage

Conseil 💁‍♂️ : pour simplifier collecte des remboursements la plupart des CE proposent la subvention sur une période annuelle.

Leeto vous permet de simplifier la collecte et la vérification des justificatifs de vos salariés dans le cadre d'une subvention des activités sportives et culturelles.

☝️ Avantages

  • Vos salariés sont libres de dépenser leur subvention où ils le souhaitent

  • La subvention vous permet de couvrir un grand nombre d'activités (sportives ou culturelles)

  • Si la subvention respecte les règles d'éligibilité de l'URSSAF, elle n'est pas soumise aux cotisations sociales

  • Le montant de la subvention n'est pas limitée par l'URSSAF (seules les conditions d’attribution de la subvention guident l’appréciation de l’URSSAF)

👇 Inconvénients

  • Le temps consacré à la gestion de la subvention est plus important que pour les autres types d'avantages

  • Dans le cas des vacances, pour que votre subvention ne soit pas re qualifiée comme un complément de salaire et donc soumise à des charges sociales elle doit :

  1. être modulée selon des critères sociaux

  2. ne pas être proposée à tous les salariés

  3. les justificatifs nécessaires doivent être collectés

Les chèques cadeaux 📃🎁

📖 Définition

Bon d'achat mis à disposition du salarié lui permettant de consommer dans certaines enseignes.

Montant du chèque cadeau

Pour qu'un chèque cadeau ne soit pas assujetti aux charges sociales, son montant ne doit pas dépasser au cours d'une année civile 5% du plafond mensuel fixé par la Sécurité sociale (soit 169 € en 2019).

Conditions pour exonération

Pour que le chèque cadeau soit exonéré de charges sociales, il doit remplir les conditions suivantes :

1) La dotation doit être offerte dans le cadre des 11 événements URSSAF cités ci-dessous

  • mariage

  • naissance, adoption

  • départ à la retraite

  • la Sainte Catherine et la Saint Nicolas

  • la rentrée scolaire

  • Noël et Noël des enfants (jusqu'à leur 16 ans)

  • fête des mères, des pères

2) Les bénéficiaires doivent être concernés par l’événement et respecter les critères d’attribution

3) Le chèque cadeau permet l’achat d’un bien en corrélation avec l’événement fêté

4) Le chèque cadeau ne doit en aucun cas présenter un caractère discriminatoire. Il doit être remis indifféremment à tous les membres d’une entreprise ou à une catégorie précise de salariés.

Choisir un chèque cadeau

Les principales informations à regarder lorsque vous choisissez un chèque cadeau :

  • Le nombre d'enseignes disponibles où les salariés pourront dépenser leurs chèques cadeaux

  • La flexibilité d’utilisation du chèque cadeau (Internet ou magasin)

  • La période de validité des chèques cadeaux

  • Les possibilités de remboursement pour les chèques cadeaux non utilisés

  • Les services proposés par le distributeur de chèque cadeau

Budget pour votre comité d'entreprise (CE / CSE) 💵

  • Montant du bon d’achat pour les salariés

  • Frais de gestion éventuels du distributeur du chèque cadeau

  • Frais d’impression, pour y faire apparaître le nom de l’entreprise et l’évènement ou rayon d’achat (obligatoires)

  • Frais d’envoi sécurisé (si le chèque cadeau est papier)

☝️ Avantages

  • La gestion des chèques cadeaux est simple pour le comité d'entreprise (CE / CSE)

  • L'entreprise n'a pas à payer de charges sociales (en respectant le plafond fixé par l'URSSAF, soit 169€ en 2019)

👇 Inconvénients

  • Le chèque cadeau a une durée de validité limitée

  • Si son montant dépasse le plafond fixé par l'URSSAF, le chèque cadeau sera soumis aux cotisations sociales

  • Le salarié ne peut dépenser le chèque-cadeau que dans un nombre limité d'enseignes

Les réductions tarifaires 🎟

📖 Définition

Ces cartes permettent aux salariés d'entreprises utilisatrices d'obtenir des réductions tarifaires sur des enseignes locales ou nationales proposant l'accès à des prestations diverses.

A ne pas confondre avec les cadeaux et bons d'achat.

Conditions pour exonération

Pour que la carte soit exonérée, il faut que les réductions tarifaires se rattachent à des prestations qui entrent dans les ASC (activités sociales et culturelles) pour le salarié et ses ayant-droits.

Egalement, le financement d'un accès à une plateforme de réductions tarifaires ne pourra être considérée comme un ASC si l'offre ne permet pas d'individualiser les prestations pour les salariés. L'abonnement sera soumis à cotisations et contributions.

Budget pour votre comité d'entreprise (CE / CSE) 💵

Le prix total de la carte est pris en charge par le CE/CSE. Ce coût rentre dans le budget ASC et non le budget de fonctionnement.

☝️ Avantages

  • grand choix dans les prestations à proposer aux salariés

  • cet avantage ne consomme pas beaucoup votre budget ASC

  • la mise en place de l'avantage est facile pour votre comité

👇 Inconvénients

  • le taux de consommation de cet avantage par les salariés est souvent faible

  • malgré le grand choix de prestations, ces offres sont peu ou pas personnalisables pour vos salariés

Les activités sportives en entreprise🏅

📖 Définition

Activités sportives organisées au sein de l'entreprise et proposées à l'ensemble des salariés.

Choisir les activités sportives

Si vous proposez une subvention des activités sportives à vos salariés, vous pouvez avoir une vue sur les sports pratiqués par vos salariés. Vous pouvez également faire un sondage auprès de vos salariés. Cela permettra aussi de déterminer à quelle régularité ces activités auront lieu et à quel moment vos salariés préfèrent pratiquer du sport au sein de l'entreprise.

Mesures de sécurité

Si vous organisez des activités sportives au sein de votre entreprise, une trousse de secours doit être à disposition dans l’entreprise. Vous devez afficher le tableau d’organisation des secours avec les numéros et adresses des personnes et organismes susceptibles d’intervenir en cas d’urgence.

Vous devez par ailleurs prévenir votre assurance pour la responsabilité civile afin de vous prémunir de tout risque encouru. Cette copie d’attestation du contrat d’assurances de responsabilité civile doit normalement être affichée.

Budget pour votre comité d'entreprise (CE / CSE) 💵

Dans le cadre d'activités sportives, vous pouvez demander une contribution à vos salariés afin de réduire le taux de désistement. Selon une étude Gymlib, les salariés sont prêts à payer en moyenne 25€ pour une offre de sport proposée par l'entreprise.

☝️ Avantages

  • L'organisation d'activités sportives dans les bureaux permet de réduire les coûts (mutualisation)

  • Les activités sportives renforcent l'esprit de cohésion des salariés

  • Participer à des cours au sein de l'entreprise est plus simple pour le salarié

👇 Inconvénients

  • Il faut que l'entreprise ait dans ses locaux les équipement adaptés (douches par exemple)

  • La gestion administrative des cours (recrutement du professeur, collecte des paiements) peut être complexe

Activités de groupes ⛹🏻‍♂️🏟

📖 Définition

Activités de groupe organisées au sein de l'entreprise et proposées à l'ensemble des salariés.

Choisir les activités de groupe

Les activités de groupe vous permettent de renforcer l'esprit de cohésion au sein de votre équipe. En général, les activités qui sont le plus proposées par les entreprises sont : évènements sportifs, culturels (expositions), gastronomiques (dégustations) ou des activités de groupe (escape game, karting, laser game). Vous pouvez mener un sondage en interne pour identifier les activités que vos salariés veulent faire ensemble à l'extérieur. Pour communiquer les évènements organisés, vous pouvez le faire par email ou à travers une newsletter.

☝️ Avantages

  • L'organisation d'activités de groupe permet de souder l'équipe

  • Les activités permettent par ailleurs aux salariés de découvrir des activités qu'ils n'ont pas l'habitude de pratiquer

👇 Inconvénients

  • L'organisation de ces activités peut prendre du temps pour le comité.

Voyages & excursions ☀️🌴

📖 Définition

Voyages ou excursions organisés par l'entreprise, auxquels tous les salariés sont conviés.

Organisation

Vous pouvez choisir une agence de voyage, ce qui permettra d'organiser tout à la fois. En fonction de votre budget, vous pourrez ainsi choisir la destination et la durée du voyage. La difficulté réside dans l'estimation du nombre de participants qui variera en fonction de l'attrait de la destination et de l'offre proposée.

Conditions d'exonération

Les dépenses personnelles des salariés ne sont pas éligibles au remboursement par l’entreprise (rapporter un jouet à son enfant, un souvenir au conjoint, un film payant visionné à l'hôtel etc). Toutefois, si le salarié est amené à faire des dépenses en lien avec l'activité de l'entreprise sur place, il pourra être remboursé (les déplacements).

L'URSSAF considère ces évènements comme des avantages en nature pour les salariés, et les soumets donc aux cotisations sociales. Toutefois, un évènement pourra être exonéré s'il remplit les trois conditions suivantes :

  • un caractère exceptionnel : un ou plusieurs séminaires par an n'ont rien d'exceptionnel par exemple

  • un intérêt pour l'entreprise : formation professionnelles, team building, amélioration de la communication des équipes entre elles, présentation des résultats et ambitions de l'entreprise, fédération des collaborateurs autour de ces thèmes.

  • les frais exposés sont en dehors de l'exercice normal des activités du travailleur : ces déplacements ou activités ne sont pas courants et ne rentrent pas dans les missions ni les fonctions des salariés.

Budget pour votre comité d'entreprise (CE / CSE) 💵

  • Frais de transport

  • Logement

  • Repas et boissons

  • Activités organisées durant l'évènement

  • Prestataire si vous sous-traitez l'organisation de l'évènement (agence de voyage par exemple)

Etude de cas : le séminaire 👬

Le séminaire d'entreprise peut être considéré dans les frais de l'entreprise si :

  • la participation au séminaire est obligatoire pour les salariés

  • le paiement du temps passé par les salariés au séminaire est payé comme du temps de travail effectif

  • les conjoints et enfants ne sont pas conviés

  • l'objectif du séminaire est professionnel

  • le temps consacré aux activités professionnelles est supérieur à 50%

☝️ Avantages

  • Les excursions en équipe permettent de souder les équipes sur des temps plus longs

  • Ces évènements sont aussi l'occasion de découvrir ses collègues dans un cadre extra-professionnel

  • C'est aussi l'occasion pour certains collaborateurs de découvrir des activités qu'ils ne connaissent pas (exemple : ski)

  • Lorsque des conférences sont organisées, l'occasion est de donnée d'aligner l'ensemble de l'équipe autour de l'ambition de l'entreprise et de la sensibiliser à certains sujets stratégiques de l'entreprise

👇 Inconvénients

  • Le coût d'un voyage peut être important, voire prohibitif pour certains comités d'entreprise (CE, CSE)

  • Par ailleurs, l'organisation d'une excursion ou d'un voyage demande du temps

Vous voulez approfondir le sujet des avantages salariés ? Nous partager votre avis ? N'hésitez pas à nous contacter ou à aller lire les autres articles du blog 🤓

Leeto est un outil qui vous permet de gérer simplement les avantages que votre comité d'entreprise (CE /CSE) propose à ses salariés.

Choisissez le meilleur pour tous les salariés.

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