La comptabilité du CSE : une obligation légale à prendre au sérieux

La comptabilité du CSE est une obligation légale dont les contours ont été renforcés durant l'année 2015. Transparence financière, séparation des budgets, conservation des pièces comptables : chaque comité doit assurer une gestion rigoureuse de ses ressources. Quelles sont les règles à respecter ? Quels outils et accompagnements peuvent faciliter cette mission ? Décryptage des obligations comptables du CSE et des bonnes pratiques à adopter.

‍

Quelles sont les obligations comptables communes à tous les CSE ?

Les comités sociaux et économiques doivent tenir une comptabilité rigoureuse et présenter annuellement leurs comptes. Cette obligation implique plusieurs éléments clés :

• L'établissement d'un inventaire recensant tous les éléments actifs et passifs du patrimoine du CSE
  
• L'enregistrement chronologique des mouvements bancaires (débits et crédits)
  
• Un rapport sur la gestion financière et les activités pour expliquer l'analyse des comptes
  
• Un rapport spécifique sur les conventions conclues entre le CSE et ses membres
  
• Lors de chaque renouvellement, la passation complète des documents au nouveau CSE

‍

Une séparation totale des budgets dans la comptabilité

Dès les prémices de son fonctionnement, le CSE se voit confier par l'employeur deux budgets bien distincts qui doivent absolument être isolés dans les comptes :

• Le budget de fonctionnement (ou AEP - Activités Économiques et Professionnelles) a pour vocation de couvrir les dépenses courantes et les frais de structure du CSE. On y trouve notamment : les frais de déplacement des élus, les coûts des formations obligatoires, les frais administratifs ou encore la rémunération des expertises ponctuelles.

• Le budget des activités sociales et culturelles (dit budget ASC) alimente quant à lui le financement de l'ensemble des activités, prestations et œuvres sociales proposées aux salariés de l'entreprise. Entrent dans ce budget les subventions pour les activités sportives et culturelles, la billetterie, les chèques cadeaux divers, le financement des arbres de Noël et autres fêtes, etc.

‍

Quelles sont les obligations comptables du CSE en fonction de sa taille ?

Si la séparation des budgets est une règle intangible, le niveau de détail requis pour la tenue de la comptabilité dépend de la taille du CSE, elle-même déterminée par le montant des ressources annuelles.

• Les petits CSE aux ressources inférieures à 153 000 € bénéficient d'un régime comptable ultra-simplifié. Ils doivent uniquement tenir un livre retraçant chronologiquement les mouvements (dépenses et recettes) et établir annuellement une synthèse patrimoniale simplifiée. Aucun recours à un expert-comptable n'est obligatoire.
  
  
• Pour les CSE qualifiés de "taille moyenne" avec des ressources annuelles comprises dépassant 153 000 € mais ne dépassant pas plus de deux des trois seuils suivants : 50 salariés, 1,55 M€ de total bilan, 3,1 M€ de ressources, le régime devient plus normé avec une "comptabilité simplifiée".
  L'assistance d'un expert-comptable est en outre requise pour la présentation des comptes. Celui-ci sera rémunéré via le budget de fonctionnement du CSE.
  
  
• Enfin, les gros CSE aux ressources supérieures à 3,1 millions d'euros (ou de plus de 50 salariés équivalents temps plein ou dont le bilan total est supérieur à 1,55 millions d'euros) sont soumis aux mêmes contraintes comptables que les entreprises "classiques", selon les dispositions du Code de Commerce. Ils doivent tenir une comptabilité d'engagement avec un bilan, un compte de résultat et des annexes détaillées. Ils ont également l'obligation de désigner un expert-comptable mais également un commissaire aux comptes distinct de celui de l'entreprise.

Nous avons synthétisé ces informations dans le tableau ci-après pour vous permettre d'y voir plus clair.

‍

Quelles sont les règles d'archivage comptables à respecter ?

Au-delà de l'édition des comptes annuels, la loi encadre très strictement les obligations d'archivage des pièces comptables du CSE sous peine de sanctions lourdes. Selon l'article L123-22 du Code du Commerce, "les pièces justificatives de la comptabilité sont conservées pendant un délai de dix ans". Tout manquement à cette règle pourrait être assimilé à un défaut de comptabilité et engager la responsabilité du CSE.

Cette obligation de conservation pendant 10 ans concerne les comptes annuels bien sûr (bilan, compte de résultat, annexes) mais aussi l'ensemble des livres comptables (livre-journaux, grands livres, inventaires...) ainsi que les pièces justificatives de dépenses (factures, notes de frais, bons de commandes...) et de recettes.

Pour d'autres types de documents, les durées d'archivage obligatoires varient : 30 ans pour les contrats immobiliers, 5 ans pour les contrats commerciaux et autres documents comme les déclarations sociales. 

Des périodes qui peuvent sembler longues mais s'expliquent par un objectif de traçabilité totale des opérations comptables.

À noter : les archives peuvent être numérisées à la suite d' une délibération adoptée dans ce sens en réunion plénière ou en application d’une disposition du règlement intérieur.

‍

Quel est le rôle du trésorier du CSE ?

Véritable garant et chef d'orchestre de la comptabilité, le trésorier du CSE joue un rôle essentiel pour assurer une gestion financière transparente et conforme aux obligations légales. 

Les missions principales du trésorier incluent :

• Gestion comptable et financière : Le trésorier est responsable de la tenue des comptes du CSE, de l'enregistrement des recettes et des dépenses, ainsi que de la préparation des budgets prévisionnels.
  
• Établissement des documents financiers : Il doit préparer les documents comptables annuels tels que le bilan, le compte de résultat et les annexes, garantissant ainsi la transparence financière de l'institution.
  
• Gestion des ressources humaines du CSE : Si le CSE emploie du personnel, le trésorier s'occupe de la gestion administrative associée, incluant le paiement des salaires et le respect des obligations sociales et fiscales.
  
• Relations avec les instances de contrôle : Il est l'interlocuteur principal des experts-comptables et des commissaires aux comptes, assurant la conformité des comptes et facilitant les audits financiers.

C'est donc une lourde responsabilité qui pèse sur le trésorier, souvent contraint de consacrer beaucoup de temps à cette mission chronophage compte tenu des enjeux. D'où l'importance de désigner si possible un trésorier adjoint pour l'épauler et d'opter pour des solutions de facilitation comme les outils en ligne spécialisés dans la gestion comptable des CSE.

À noter : en cas de problème dans la gestion comptable, le trésorier du CSE n'engage pas sa responsabilité personnelle. C'est au CSE, en tant que personne morale, de prendre cette charge.

Pour aller plus en détail sur le rôle de trésorier au sein du CSE.

‍

Comptabilité du CSE : un droit de regard permanent pour l'entreprise et l'Urssaf

Au-delà des salariés membres qui disposent d'un droit de consultation annuel, la transparence de la situation financière du CSE doit être totale vis-à-vis de l'employeur et de l'Urssaf.

Le chef d'entreprise, président de droit de l'instance représentative du personnel, peut accéder aux documents comptables et pièces justificatives présentés. Un contrôle qui s'inscrit dans son rôle de supervision.

L'Urssaf joue également un rôle clé de surveillance des comptes du CSE, notamment en lien avec le budget d'activités sociales et culturelles. En effet, l'utilisation de ce budget ouvre droit à des exonérations de charges pour l'entreprise, d'où l'importance pour l'Urssaf de pouvoir contrôler régulièrement les pièces comptables. 

En cas d'anomalie ou d'irrégularité, l'administration peut dresser des redressements et appliquer des sanctions financières substantielles au CSE. Afin d’être irréprochable en cas de contrôle, nous vous conseillons de vous rendre sur le site de l'URSSAF où celui-ci détaille les différentes obligations.

‍

Prestataire tout-en-un et CSE : pourquoi s'entourer pour sa comptabilité ?

Certains CSE se tournent vers des prestataires externes afin de les accompagner dans leurs tâches financières. Sachez que chez Leeto, ce n'est qu'un module parmi d'autres et que notre accompagnement est réellement exhaustif. Sur les questions pécuniaires, nous vous proposons ainsi un module de comptabilité, mais également un compte pro en ligne ou un module de budgétisation.

Couplé à ces outils, nous mettons à disposition un accès à une marketplace (une place de marché), recensant des offres négociées avec des partenaires privilégiés de tous horizons (presse, parcs d'attractions, high-tech, maison, enfance, jeux vidéo, service de streaming... il y en a pour tous les goûts !) et vous permettant une gestion simplifiée des remboursements.

D'autres services sont également compris : un accès à une plateforme d'experts affichant des avis vérifiés, vous offrant la possibilité de mieux choisir, grâce aux informations apportées par les témoignages d'autres CSE, une communauté d’élus CSE, un outil de communication renforçant la proximité entre le CSE et les salariés ou encore un accompagnement sur vos questions juridiques ou l'organisation de vos événements d'entreprise.

Un partenaire tout-en-un comme Leeto, ce n'est plus seulement un prestataire de gestion de comptabilité, c'est votre partenaire privilégié qui va vous accompagner tout au long de votre mandat d’élu sur toutes les missions auxquelles vous allez être confrontées. 🤝

‍

Pour en savoir plus, profitez d'une démo totalement gratuite.

Pour tout savoir de l'univers CSE.

‍

Vos questions fréquentes sur la comptabilité du CSE

Est-il utile d'utiliser un logiciel de comptabilité du CSE ?

Depuis le 1er janvier 2015, les CSE ont obligation de tenir une comptabilité conforme et normée. Néanmoins, dans de nombreux CSE, les trésoriers ne possèdent pas toutes les compétences financières ni le temps de réaliser parfaitement leur mission.
Le logiciel de comptabilité sera le véritable compagnon du trésorier, lui offrant un support pour bon nombre de missions et lui facilitant le travail. Ces logiciels vont ainsi offrir au trésorier du CSE trois avantages majeurs :

• Un gain de temps considérable en effectuant automatiquement ou quasi-automatiquement des opérations à faible valeur ajoutée.
• Une comptabilité spécifique en proposant une distinction entre le budget de fonctionnement et le budget des activités sociales et culturelles.
• Une meilleure gestion des données via la visualisation de toutes les informations rassemblées au même endroit.

Ces logiciels, pensés exclusivement dans une optique d'accompagnement des CSE, vont traduire les données insérées par le trésorier et permettre l’édition de rapports budgétaires clairs, qui seront ensuite, dans le cas de CSE moyen ou de grande taille, transmis aux experts-comptables.

Si beaucoup de CSE vont opter pour un logiciel de comptabilité, d'autres vont davantage se tourner vers un prestataire comptable, permettant au trésorier de se décharger de certaines tâches.

Enfin, il existe deux grandes catégories de logiciels de comptabilité disponibles :

• Les premiers se présentent sous la forme d'une licence à acheter puis à installer sur votre ordinateur. C'est une solution onéreuse et ainsi peu adaptée aux petits CSE, de même qu'elle fait preuve de peu de flexibilité.
• Les seconds se présentent sous la forme de logiciel en ligne, accessibles depuis n'importe où et n'importe quand, à condition d'avoir un accès internet. Ce sont la plupart du temps des logiciels modulables, c'est-à-dire que vous ne payez que les fonctionnalités que vous utilisez. C'est le cas par exemple du logiciel que propose Leeto.

Si vous avez envie de découvrir le logiciel de comptabilité intuitif et facile d'utilisation de Leeto, c'est par ici.

‍

Comment déterminer la date de clôture comptable du CSE ?

Dans le cas d'un tout nouveau CSE, la date de clôture comptable est déterminée lors de la première réunion du CSE. Pour faciliter la gestion de ses comptes, le CSE peut alors choisir de se caler sur la date de clôture de l'entreprise, sans toutefois y être obligé légalement.

Le 1er exercice comptable du tout nouveau CSE élu peut être inférieur ou supérieur à 12 mois, dans la limite de 23 mois.

‍

Que doit contenir le rapport annuel de gestion du CSE ? Sous quel format ?

Le contenu de ce rapport varie en fonction de la taille du CSE (petit, moyen ou grand), mais de manière générale, il doit inclure : 

• Des informations sur l’organisation du comité : (nombre de sièges légal ou conventionnel, nombre d’élus, et, le cas échéant, nombre et nature des commissions du comité, organigramme des services du comité...)
  
• Les données afférentes aux diverses prestations proposées au titre des activités et à leurs bénéficiaires
  
• Des informations sur l’utilisation de la subvention de fonctionnement : les activités d’expertise et les missions économiques : honoraires des experts rémunérés par le comité, frais de déplacement, frais de documentation ; les dépenses relatives à la formation économique des élus : frais de formation, de transport et d’hébergement ; les dépenses de communication avec les salariés de l’entreprise ; les autres frais de fonctionnement, etc.
  
• L'état de synthèse de ses ressources et dépenses reprenant les informations figurant dans un modèle établi par l’ANC
  
• L’état de synthèse relatif à son patrimoine et à ses engagements défini par un règlement de l’ANC
  
• Les informations relatives aux transactions significatives qu’il a effectuées