Comptabilité du CSE : tenir ses obligations comptables

Le Comité Social Économique a pour obligation de tenir annuellement ses comptes. À ce titre et par souci de transparence, il doit pouvoir les présenter au moins une fois par an à l’employeur ou à l’Urssaf en cas de contrôle. Mais de quelles obligations parle-t-on ? Est-ce la même chose pour les entreprises de toutes les tailles ? Nous répondons à toutes vos questions dans ce guide.

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Pour tout savoir des obligations comptables du CSE en vidéo, visionnez le replay de notre webinar animé par Manuel Yalman, expert-comptable et président du groupe 3MY.

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Qui est responsable des comptes du CSE ?

Tenir la comptabilité du CSE est une mission qui incombe dans la majorité des cas au trésorier du CSE, de même que l'ouverture d'un (ou plusieurs) compte(s) en banque. Cependant, la comptabilité du CSE sera plus ou moins simplifiée selon la taille du CSE (et notamment les montants en jeux).

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Attention : Même si le trésorier est responsable de la tenue des comptes du CSE, celui-ci reste considéré comme une personne morale. À ce titre, c'est le CSE dans son ensemble qui est tenu responsable en cas de problème.

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Qui peut consulter les comptes du CSE ?

Tous les membres du CSE peuvent consulter à la demande les comptes du CSE, de même que l'employeur qui, en tant que président du CSE, peut également en demander la consultation. Dans tous les cas, les comptes doivent être présentés à l’ensemble du Comité Social et Économique au maximum 6 mois après la clôture comptable de l’exercice, à l’occasion d’une réunion d’approbation des comptes (qui nécessite un procès verbal spécifique) 📝

Une fois approuvé par le CSE, les comptes doivent être publiés et rendus visibles pour tous les salariés de l'entreprise qui souhaitent les consulter.

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Pour tout savoir sur les budgets du CSE, n'hésitez pas à télécharger notre guide.

Quelles sont les obligations comptables du CSE ?

Est entendue dans cet article la norme suivante :

• Le CSE de taille importante réunissant au moins 2 des conditions suivantes :
  • 50 salariés en ETP (équivalent temps plein)
  • Un bilan total de 1,55 million d’euros
  • Des ressources annuelles comprises entre 153 000 et 3,1 millions d’euros.
• Le CSE de taille moyenne qui ne réunit pas au moins 2 des conditions susmentionnées (mais ayant un budget supérieur à 153 000 euros).
• Le petit CSE est un CSE ayant des ressources inférieures à 153 000 euros.

Les obligations comptables pour les petits CSE ou la comptabilité ultra-simplifiée

Pour un petit CSE engageant un budget de moins de 153 000 euros, les obligations comptables sont ultra-simplifiées. En effet, il est uniquement demandé au trésorier de présenter :

• Un livre de compte chronologique avec toutes les dépenses et rentrées d’argent de l’exercice. Au regard de la dualité des budgets du CSE, ce livre de compte doit bien différencier chaque dépense relative du budget de fonctionnement (AEP), comme la formation des élus ou la location du local CSE, de celles du budget d’œuvres sociales (ASC), redistribué aux salariés.
• Un rapport annuel d’activité et de gestion simplifié faisant un état de synthèse de vos ressources, patrimoines, dépenses, engagements… (Voir ci-dessous pour le détail des éléments demandés dans le rapport annuel d'activité).

Accompagnement et certification : Vous n’avez aucune obligation ici. En revanche, vous pouvez tout à fait faire le choix d’être accompagné par un expert comptable.

Téléchargez directement notre modèle de livre chronologique et de budgets prévisionnels pour vous faciliter le travail de comptabilité simplifiée.

Les obligations comptables pour les CSE de taille moyenne

Pour les CSE de taille moyenne, vous avez la possibilité de recourir à une comptabilité simplifiée et de n’enregistrer vos flux financiers qu’à la clôture de l’exercice. A cette occasion, vous devez présenter :

• Le bilan comptable simplifié
• Le compte de résultat simplifié
• L’annexe aux comptes
• Le rapport annuel d’activité et de gestion récapitulant vos actions, engagements et votre patrimoine.

L’autorité des normes comptables (ANC) met à disposition des tableaux de modèles simplifiés pour vous accompagner sur ce sujet.

Accompagnement et certification : Vous êtes dans l’obligation de nommer un expert-comptable pour vous accompagner et présenter vos comptes durant la réunion d'approbation des comptes du CSE.

Grâce à au Compte Pro en ligne our CSE Leeto, vous pouvez facilement ouvrir vos comptes de paiements, piloter vos deux budgets et produire des exports clairs pour faciliter votre comptabilité.

Les obligations comptables pour les gros CSE ou la comptabilité d'engagement

Légalement, vous êtes soumis aux mêmes obligations comptables que les entreprises. A ce titre vous devez fournir les éléments suivants :

• Le bilan comptable pour faire état de ce que possèdent le CSE et ce qu’il doit.
• Le compte de résultat laissant apparaître les charges et les produits en distinguant les opérations relevant du budget AEP du budget ASC.
• Une annexe aux comptes pour aider à la compréhension du compte de résultat et du bilan comptable.
• Le rapport annuel d’activité et de gestion portant sur les divers engagements du CSE en cours et son patrimoine.

Accompagnement & certification : Vous êtes dans l’obligation de nommer un expert-comptable pour vous accompagner et présenter vos comptes. Vous devez également faire certifier vos comptes par un (ou plusieurs) commissaires aux comptes. Attention, celui-ci doit être différent de celui de votre entreprise.

Combien de temps doit-on conserver les pièces justificatives ?

Les pièces comptables (bilans comptables, comptes de résultats...) ainsi que les factures, bons de commandes doivent être conservées pendant 10 ans.

Bon à savoir : Les archives peuvent être numérisées suite à une délibération adoptée dans ce sens en réunion plénière ou en application d’une disposition du règlement intérieur.

Comment déterminer la date de clôture comptable du CSE ?

Dans le cas d'un tout nouveau CSE, la date de clôture comptable est déterminée dans le règlement intérieur, lors de la première réunion du CSE. Pour faciliter la gestion de ses comptes, le CSE peut alors choisir de se caler sur la date de clôture de l'entreprise, sans toutefois y être obligé légalement.

Le 1er exercice comptable du tout nouveau CSE élu peut être inférieur ou supérieur à 12 mois, dans la limite de 23 mois.

Dans le cadre du passage du CE au CSE, la date de clotûre des comptes reste la même qu'auparavant.

Une fois établie, il n'est plus possible de changer cette date (ou à titre exceptionnel).

Que doit contenir le rapport annuel de gestion du CSE ? Sous quel format ?

Le format du rapport de gestion du CSE est libre.
En revanche, il doit regrouper :

• Des informations sur l’organisation du comité : (nombre de sièges légal ou conventionnel, nombre d’élus, et, le cas échéant, effectif de salariés du comité, nombre et nature des commissions du comité, organigramme des services du comité...)
• Les données afférentes aux diverses prestations proposées au titre des activités et à leurs bénéficiaires
• Des informations sur l’utilisation de la subvention de fonctionnement : les activités d’expertise et les missions économiques : honoraires des experts rémunérés par le comité, rémunération des salariés du comité, frais de déplacement, frais de documentation ; les dépenses relatives à la formation économique des élus : frais de formation, de transport et d’hébergement ; les dépenses de communication avec les salariés de l’entreprise ; les autres frais de fonctionnement ;le montant éventuellement versé au comité central d’entreprise...
• L'état de synthèse simplifié de ses ressources et dépenses reprenant les informations figurant dans un modèle établi par l’ANC
• L’état de synthèse simplifié relatif à son patrimoine et à ses engagements défini par un règlement de l’ANC
• Les informations relatives aux transactions significatives qu’il a effectuées.

Pour tout savoir de la comptabilité du CSE.

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