Lois et règlements régissant la comptabilité des CSE : obligations et seuils légaux, votre guide pratique

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Vous êtes membre d'un CSE et vous vous demandez comment respecter les obligations comptables qui s'imposent à votre comité ? La gestion financière d’un comité social et économique (CSE) ne se limite pas à tenir quelques comptes : elle est encadrée par un corpus juridique précis. Si vous êtes membre d’un CSE et que vous cherchez à y voir plus clair sur vos responsabilités, ce guide vous aidera à poser les bases d’une comptabilité conforme, utile et transparente.

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Les principes fondamentaux de la comptabilité des CSE

La réforme du Code du travail par l'ordonnance de septembre 2017 a redéfini les obligations applicables à la comptabilité des CSE. Suivant leur taille, les CSE sont soumis à des obligations comptables à des degrés d’exigence différents.

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Quel cadre légal général régit la trésorerie des CSE ?

Les obligations comptables des CSE sont principalement définies par les articles L2315-64 à L2315-77 du Code du travail. Ces dispositions établissent que tous les CSE, quelle que soit leur taille, doivent tenir une comptabilité.

Le Code précise que "le comité social et économique est soumis aux obligations comptables définies à l'article L. 123-12 du code de commerce". Ce point signifie que le CSE doit enregistrer chronologiquement les mouvements affectant son patrimoine, établir des comptes annuels à la clôture de l'exercice et respecter les principes de sincérité et de régularité comptable.

Attention, point de vigilance ! Contrairement à une idée reçue, la tenue de comptes n'est pas facultative, même pour les petits CSE. Ce qui varie, c'est le niveau de complexité des obligations selon la taille du comité et la nature de ses activités.

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Les trois catégories de CSE : quelles sont-elles ?

La loi distingue trois catégories de CSE, avec des obligations comptables différentes selon les seuils définis par décret :

1. Les petits CSE : ceux dont les ressources annuelles n'excèdent pas 153 000 euros ;
2. Les CSE de taille moyenne : ceux qui ont des ressources supérieures à 153 000 € et qui ne dépassent pas au moins deux des trois critères suivants :
   
   • 50 salariés en équivalent temps plein ;
   • 3,1 millions d'euros de ressources annuelles ;
   • 1,55 million d'euros de total de bilan ;
     
     
3. Les grands CSE : ceux qui dépassent au moins deux des trois seuils mentionnés ci-dessus.

Cette classification détermine le régime comptable applicable à votre CSE, de la comptabilité ultra-simplifiée à la comptabilité complète avec certification par un commissaire aux comptes.

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Quelles sont les obligations comptables selon la taille du CSE ?

Voyons maintenant en détail quelles sont les obligations spécifiques pour chaque catégorie de CSE et les documents à produire selon la réglementation en vigueur.

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Quelles sont les obligations pour les petits CSE ?

Si votre CSE dispose de ressources annuelles n'excédant pas le seuil de 153 000 euros, vous bénéficiez d'un régime simplifié. 

Une comptabilité ultra-simplifiée

Vous pouvez tenir une comptabilité dite "ultra-simplifiée" pour votre CSE. Cette méthode consiste à tenir un livre retraçant chronologiquement les montants et l'origine des dépenses et des recettes que le CSE réalise et perçoit. Vous devez tout de même établir, une fois par an, un état de synthèse simplifié.

Ce livre doit mentionner la date de chaque opération, son montant exact, les références des pièces justificatives comme les factures ou tickets de caisse, ainsi que l'origine des recettes et la nature des dépenses. Cette comptabilité de trésorerie permet un suivi simple mais efficace des finances du comité.

L'état de synthèse annuel doit faire apparaître le patrimoine du CSE, incluant les immobilisations, créances et dettes, ainsi que les engagements en cours comme les contrats signés mais non encore exécutés au cours de l'exercice.

Quelles sont les obligations annexes à une comptabilité ultra-simplifiée pour les petits CSE ?

Même avec ce régime allégé, le petit CSE doit :

• Etablir un rapport annuel de gestion financière et d'activité ;
• Présenter un document sur les conventions passées avec les membres du CSE ;
• Porter à la connaissance des salariés ses documents comptables ;
• Assurer la conservation pendant 10 ans des documents comptables et pièces justificatives.

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Pour les CSE de taille moyenne : quelles sont les règles de comptabilité ?

Une comptabilité simplifiée possible pour les CSE de taille intermédiaire

Ces comités peuvent adopter une présentation simplifiée de leurs comptes annuels. Cette comptabilité doit comprendre un bilan présentant l'actif et le passif, un compte de résultat et une annexe simplifiée contenant des informations complémentaires.

Ces CSE ont également la possibilité de n'enregistrer leurs créances et leurs dettes qu'à la clôture de l'exercice, ce qui allège le travail comptable en cours d'année. Cette approche de la comptabilité permet un suivi financier adapté aux besoins d'un CSE de taille moyenne.

L'intervention obligatoire d'un expert-comptable

La réglementation impose aux CSE de cette catégorie de confier la mission de présentation de leurs comptes annuels à un expert-comptable. Les frais liés à cette expertise sont pris en charge sur la subvention de fonctionnement du CSE.

Cette intervention professionnelle garantit une présentation conforme des comptes et sécurise la responsabilité des élus en matière comptable. L'expert-comptable joue un rôle important dans le respect des normes comptables applicables.

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Pour les grands CSE, la réglementation comptable est la plus stricte

Les grands CSE sont soumis aux obligations comptables les plus strictes, comparables à celles d'une société commerciale.

Ces gros CSE doivent tenir une comptabilité complète selon les règles du plan comptable général, avec un bilan détaillé présentant tous les éléments de l'actif et du passif, un compte de résultat complet et une annexe contenant toutes les informations nécessaires à la compréhension des comptes.

Ils doivent également établir un rapport détaillé sur leur gestion financière et leurs activités sociales et culturelles. Ce document doit présenter de manière claire et précise l'utilisation des ressources du comité au cours de l'année écoulée.

L'obligation de nommer un commissaire aux comptes pour les grands CSE

La loi impose à ces grands CSE de nommer un expert-comptable pour présenter les comptes. Ils sont également tenus de nommer un commissaire aux comptes et un suppléant, distincts de ceux de l'entreprise. Le commissaire aux comptes a pour mission de certifier que les comptes annuels sont réguliers et sincères, de vérifier la fidélité des informations données dans le rapport de gestion, et de signaler les irrégularités qu'il aurait découvertes.

Le coût de cette certification est pris en charge par le CSE sur sa subvention de fonctionnement. Cette exigence renforce la transparence et la fiabilité des comptes présentés aux salariés et à la direction de l'entreprise.

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Les budgets du CSE et leur gestion comptable

Une particularité de la comptabilité du CSE est la séparation obligatoire des deux budgets : le budget de fonctionnement et le budget des activités sociales et culturelles (ASC).

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La séparation des budgets, une obligation selon le Code du travail

Le Code du travail prévoit que l'employeur verse au CSE, des entreprises de plus de 49 salariés, une subvention de fonctionnement d'un montant annuel équivalent à 0,20% de la masse salariale brute pour les entreprises de 50 à 2000 salariés, ou 0,22% au-delà. 

Une contribution aux activités sociales et culturelles est également versée. Son montant est généralement fixé par accord d’entreprise. 

Ces deux budgets doivent être gérés séparément dans la comptabilité du CSE, avec des comptes bancaires distincts pour le budget AEP (Activités Économiques et Professionnelles) et pour le budget ASC.

Bon à savoir : il est possible d’effectuer un transfert du budget de fonctionnement vers le budget ASC, ou bien du budget ASC vers le budget de fonctionnement.

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Quels sont les risques et sanctions en cas de non-respect des lois et règlements régissant la comptabilité des CSE ?

Ne pas respecter les obligations comptables expose le CSE et ses membres à différents risques qu'il convient de connaître pour mieux les éviter.

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Quels sont les risques juridiques ?

Le non-respect des obligations comptables peut entraîner des poursuites pour délit d'entrave au fonctionnement régulier du CSE, des actions en responsabilité civile contre les membres du bureau, et la remise en cause des décisions du CSE. Dans les cas les plus graves, notamment en cas de détournement de fonds, des poursuites pénales peuvent être engagées contre les responsables, comme l'a confirmé la Cour de cassation dans plusieurs arrêts.

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La procédure d'alerte : comment se déroule-t-elle ?

La loi prévoit une procédure d'alerte spécifique lorsque le commissaire aux comptes relève des faits de nature à compromettre la continuité de l'exploitation du CSE. Cette procédure est similaire à celle qui existe pour les sociétés commerciales. Dans ce cas particulier, il informe le secrétaire et le président du CSE. Si aucune mesure n'est prise pour remédier à la situation, le commissaire aux comptes peut alerter le président du tribunal judiciaire compétent, qui pourra prendre des mesures conservatoires.

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