Les 3 blocs de consultations obligatoires dans un CSE + de 50 salariés

Jeudi 27 octobre, nous vous donnions rendez-vous avec LegalPlace à l'occasion de notre webinar Les 3 blocs de consultations obligatoires dans un CSE + de 50 salariés animé par Caroline (Responsable Marketing chez Leeto), Camille Chabrolin (Avocate au Barreau de Paris) et Camille Bouri (Juriste en droit social)

Au cours de ce webinar les deux expertes de LegalPlace, Camille Chabrolin et Camille Bourin, ont notamment rappelé quelles sont les entreprises concernées par ces 3 consultations, quelles sont les obligations requises et quels sont sont ces 3 blocs.

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Entreprises concernées

En principe le code du travail prévoit des attributions : 3 consultations récurrentes obligatoires auxquelles s'ajoutent des consultations ponctuelles.

Les entreprises de 50 salariés et plus sont concernées par ces 3 consultations obligatoires.

Pour savoir combien d’employés ETP (Équivalents Temps Plein) compte l’entreprise, il faut comptabiliser les employés sur les 12 derniers mois à l'exception des stagiaires, alternants, CDD remplaçants et mandataires sociaux (qui eux sont exclus du comptage).

• Pour les entreprises qui vont franchir les 50 salariés en cours de mandat (qui sont par exemple à 47 ou 49 salariés) : le CSE va exercer les attributions d’un CSE pour une entreprise de plus de 50 salariés.

Cependant il existe une exception à cette règle : si le mandat qui reste à courir est inférieur à 1 an, l'entreprise n'estpas concernée pour mettre en place les attributions d’un CSE de +50 salariés.

• Si l’entreprise est concernée (+50 salariés) et que le mandat qui reste à courir dure encore 2 ans : le CSE exerce les attributions étendues de manière ponctuelle, à distinguer des attributions récurrentes. 12 mois après, il peut exercer les attributions dites récurrentes à savoir, les 3 blocs.

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Obligations en matière de consultation

Le CSE doit être informé et consulté par l’employeur dans le cadre de ses attributions économiques de manière ponctuelle et récurrente.

L’employeur doit lui communiquer des informations pertinentes et actualisées via une BDESE : Base de Données Économique Sociale et Environnementale.

Définition : il s'agit d'un outil de communication et de partage des informations, qui s'articule autour de 10 rubriques (dont notamment la rubrique Environnementale). La BDESE comprend des données sur les 2 dernières années auparavant, sur l’année en cours et sur les 3 années à venir. NB : Pour les entreprises de +300 salariés, elle est obligatoirement informatique.

L’objectif : mettre au courant le CSE de l’évolution de l’entreprise via des données chiffrées.

Consulter c’est quoi ? Au cours du réunion, le CSE rend un avis et émet des voeux sur les mesures prises par l’employeur. Le CSE doit à ce titre disposer d’un délai suffisant et d’informations précises.

Il existe 2 types d’avis :

• L’avis simple (90 à 95% du temps) : le CSE émet un avis mais l’employeur n’est pas tenu de la nature de l’avis (positif ou négatif). Si l’avis est négatif, l’employeur peut quand même mettre en place sa mesure.
• L’avis conforme (cas très rare) : le CSE a un droit de véto. Si l’avis est négatif, l’employeur ne pourra pas mettre en oeuvre sa décision.

Obligations ponctuelles et obligations récurrentes

Les obligations ponctuelles concernent les événements qui ont lieu dans l’entreprise.

Les obligations récurrentes concernent :

• L'orientation stratégique de l’entreprise à l’année
• La situation économique et financière de l’entreprise
• La politique sociale, les conditions de travail et l’emploi de l’entreprise

Il faut savoir que le CSE peut recourir à une expertise :

• Expert comptable : situation économique et financière, licenciement économique de + de 10 personnes, opérations de recherche de repreneur etc… (pris en charge à 100% par l’employeur)
• Expert habilité : en cas de risque grave, introduction d’une nouvelle technologie qui va avoir un impact sur les conditions de santé/sécurité sur les collaborateurs… (prise en charge à 80% par l’employeur et à 20% par le budget de fonctionnement du CSE
• Expertise libre (financée à 100% par le budget de fonctionnement du CSE)

Une procédure de consultation en 4 étapes

1. Préparation et envoi de la convocation + ODJ (Ordre Du Jour = liste des sujets abordés lors de la réunion)
2. Communication par l'employeur des informations via la BDESE
3. Réunion + Vote
4. Rédaction du PV (Procès Verbal)

La convocation aux réunions se fait par l'employeur. Au niveau de la forme et du contenu, la convocation doit mentionner la date, le lieu et l’heure de la réunion.

Elle doit être transmise 3 jours avant la réunion. Si ce délai n'est pas respecté, on considère qu'il y a un délit d'entrave.

Les destinataires de la convocation sont :

• Les membres titulaires
• Les membres suppléants
• Les personnes extérieures intéressées (IT, médecin du travail, agent de la CARSAT, commissariat aux comptes, expert-comptable, expert technique)

Élaboration

C’est l’employeur qui va élaborer tous les points qu’il doit et souhaite mettre à l’ordre du jour. Il faut communiquer cette liste au secrétaire du CSE. Celui-ci peut alors challenger les points, en rajouter ou demander à re-rédiger le thème ou la question.

Une fois qu’il y a un accord entre le secrétaire et l’employeur, l’ordre du jour est rédigé et il peut être transmis à l’ensemble des participants à la réunion.

Formalisme

Il est signé par le président et le secrétaire car établi conjointement par les deux. Une bonne pratique ODJ consiste à le mettre en forme avec des bullet points.

Le 1er point à l'ODJ est l'approbation du PV de la réunion.

Le dernier point est relatif aux questions diverses pour récupérer des sujets qui n’ont pas été abordés lors de la réunion.

Modalités de communication

• 3 jours au moins avant la réunion
• Auprès des membres titulaires et suppléants (représentant syndical le cas échéant)
• IT + agent de la CARSAT

Réunion et vote

Le Président (l’employeur) descend tous les points à l’ODJ. Lorsqu’un point avec une consultation obligatoire est abordé (par exemple la mise en place d’astreinte), les élus CSE sont au préalable informés.

En principe, ils peuvent voter à main levée. Le bulletin secret est possible si les élus en font la demande ou si le mode de vote à bulletin secret est obligatoire (par exemple lorsqu’on consulte les élus sur le licenciement de l’un d’entre eux).

📅 Quand a lieu une réunion avec vote ?

• Pour exprimer un avis sur les projets sur lesquels il est consulté
• Pour prendre une décision interne au CSE ou relative aux oeuvres sociales
• Pour adopter le PV de réunion

👤 Qui vote ?

• Les élus titulaires
• Les élus suppléants lorsqu’ils remplacent les titulaires absents
• Exception : Le président peut voter sur les questions concernant les modalités de fonctionnement du CSE

⚙️ Comment voter ?

• À la majorité des membres titulaires présents : tous les votes sont comptabilisés (absence de quorum)
• Les élus ne peuvent pas s’abstenir de venir en réunion pour influencer négativement les résultats d’une consultation. Les votes blancs sont présumés être des votes contre.
• L’égalité des voix équiavaut à un vote contre

Les délais

Les délais peuvent être fixés ou non par accord :

➡️ Si le délai est fixé par accord (cas le plus rare)

Il est possible de modifier le délai par accord entre l’employeur et les OS, ou entre l’employeur et les titulaires du CSE représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles

➡️ Si le délai n’est pas fixé par accord (majorité des cas)

Les délais fixés par le code du travail sont appliqués :

• 1 mois à compter de la transmission des informations (via la BDESE) : si les informations ne sont pas transmises, le délai ne commencera pas à courir.
• Exceptions :
  • 2 mois (intervention d’un expert)
  • 3 mois (intervention de plusieurs expertises)

En l’absence d’avis exprimé, l’avis est considéré comme négatif.

Le Procès-Verbal

Le procès-verbal est un compte-rendu objectif et précis destiné à présenter les débats. Il permet aux salariés d’être informés de ce qui s’est passé lors de la réunion. Il peut être rédigé par le secrétaire du CSE, qui peut se faire éventuellement aider par un sténotypiste. Le PV va être diffusé sur l’intranet ou le réseau social de l’entreprise. Il peut également être affiché dans les locaux par le secrétaire.

Contenu :

• Date
• Nom des présents et absents
• Heures de début et de fin de séance

Procédure :

1) Rédaction et transmission par le secrétaire (dans les 15 jours)

2) Transmission à l’employeur

3) Adoption en début de réunion suivante

4) Signature du secrétaire

Sanctions pour défaut de consultation ou consultation irrégulière du CSE

• Délit d’entrave : sanction pénale + amende de 7500€ max
• Dommages et intérêts (si le CSE prouve le préjudice subi) + suspension du projet jusqu’à régularisation de la procédure de consultation

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Les 3 blocs de consultation

Dans une entreprise de +50, le CSE doit être obligatoirement consulté sur 3 blocs :

- Orientation stratégique - Situation économique et financière - Politique sociale de l’entreprise

En principe : ces consultations ont lieu 1 fois par an.

Il est possible de déroger au contenu et modalités de ces consultations via un accord.

• Contenu et modalités des consultations
• Périodicité (ne peut être > 3 ans)
• Liste et contenu des informations nécessaires à la consultation
• Nombre de réunions annuelles (ne peut être < 6 par an)
• Niveaux auxquels sont conduites les consultations et leur articulation
• Délais d’avis du CSE
• Rendre un avis unique possible pour tout ou partie des 3 blocs : il peut y avoir également 3 avis

Orientations stratégiques

La consultation porte sur les orientations stratégiques de l’entreprise et sur leurs conséquences :

• L’activité
• L’emploi
• L’évolution des métiers et des compétences
• L’organisation du travail
• Le recours à la sous-traitance à l’intérim, à des contraires temporaires et à des stages
• Les orientations de la formation professionnelle (sur 3 ans) : prise en compte de l’analyse de la
• Situation comparée des F/H
• Le plan de développement des compétences

En général cette consultation se fait en début d’année.

L’objectif : l’employeur formalise une stratégie qu’il partage avec le CSE.

Le comité émet un avis et peut proposer des orientations alternatives. Cet avis est transmis à l’organe chargé de l’administration ou de la surveillance qui formule une réponse argumentée. Le comité en reçoit communication et peut y répondre.

Situation économique et financière

Les informations sont transmises via la BDESE sur :

• L’activité et la situation économique et financière
• Les Perspectives pour la/les année(s) à venir
• Sociétés commerciales : documents transmis annuellement à l’assemblée générale des actionnaires
• Document de gestion prévisionnelle des sociétés commerciales
• La consultation porte également sur la politique de recherche et de développement technologique de l’entreprise, (y compris sur l’utilisation du crédit d’impôt pour les dépenses de recherche)

En pratique cette consultation se fait à la fin de l’année. Pourquoi ? Pour se faire au moment de la clôture des comptes.

Dans la BDESE : les informations doivent être mises par l’employeur dans la rubrique “investissement matériel et immatériel” dans tout ce qui est “aides publics, partenariats et résultats financiers”.

À l’issue de la consultation l’avis du CSE est transmis à l’organe chargé de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise. L’absence de consultation emporte suspension des aides publiques en faveur des activités de recherche et de développement technologique.

Politique sociale, conditions de travail et emploi

Les informations sont transmises via la BDESE sur :

• L’évolution et qualifications de l’emploi
• Le programme pluriannuel de formation
• Les actions de formation envisagées par l’employeur
• L’apprentissage et les conditions d’accueil en stage
• Les actions de prévention en matière de santé et de sécurité
• Les conditions et la durée de travail
• Les congés et l’aménagement du temps de travail
• L’égalité professionnelle entre les F/H
• Les modalités d’exercice du droit d’expression des salariés dans les entreprises non couvertes par un accord sur l’égalité pro et la qualité de vie au travail ou sans DS

Ce bloc traite de tout ce qui concerne la qualification, la formation des salariés. Les actions qui vont être prises par l’employeur pour favoriser l’insertion des salariés handicapés, le recours au nombre de CDD, le nombre de contrats de professionnalisation qui se sont convertis en CDI. Toutes ces données peuvent être mises à disposition dans la BDESE sur le bloc “

Quelques exemples :

• Toutes les heures supplémentaires accomplies au-delà du contingent annuel.
• Les contrats de mission effectués avec les entreprises de travail temporaire par l’employeur.
• Le Compte Personnel de formation
• Des indicateurs chiffrés sur la situation comparée entre les F/H
• Les mesures prises pour insérer les travailleurs accidentés (accidents de travail)

Dans les entreprises de -300 salariés, toutes ces informations peuvent être classées dans “investissement social”, “égalité professionnelle H/F”, “salaires des dirigeants et salariés”

Pour les entreprises de +300, on met à disposition ces informations dans les rubriques énumérées. On ajoute également une nouvelle rubrique : “Représentation du personnel et des activités sociales et culturelles”

Le CSE peut se prononcer par un avis unique portant sur l’ensemble de ces thèmes ou par des avis séparés organisés au cours de consultations propres à chacun de ces thèmes.

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Questions/réponses

Quelles informations sur les employés le CSE a-t-il le droit d’avoir, notamment pour vérifier le seuil ?

Les salariés mis à disposition dont l’ancienneté est inférieure à 12 mois ne sont pas comptabilisés.

L’entreprise a le devoir de fournir au CSE toutes ces informations pour qu’il puisse calculer son seuil.

Il faut savoir que les salariés et les élus ont accès au registre unique du personnel : de façon permanente pour les élus et temporaire pour les salariés. Cela permet de calculer l’ETP.

Concernant les salaires, est-ce une information dont le CSE peut disposer ?

Oui.

Comment sont calculés les temps partiels ?

Les temps partiels sont calculés au pro rata de leur temps de présence dans l’entreprise au cours des 12 derniers mois.

Si les salariés passent en dessous de 50 en cours de mandat, est-ce que cela enlève les fonctions au CSE ?

Si l’entreprise passe en dessous de 50 salariés, le nombre de membres et les attributions du CSE restent inchangés jusqu’au renouvellement du mandat.

Si l’effectif passe à moins de 50 salariés lors des 12 derniers mois qui précèdent le renouvellement du CSE : le CSE perd ses attributions d’un CSE de + de 50.

Comment sont calculés les temps partiels en ETP ?

Les salariés à temps partiel sont pris en compte en fonction des heures inscrites dans leur contrat de travail.

La méthode est la suivante : pour calculer l’équivalent temps plein des salariés à temps partiel, il faut diviser la somme totale des heures fixées dans le contrat de travail par la durée légale ou conventionnelle du travail dans l’entreprise.

Exemple : une entreprise emploie 3 salariés à temps partiel. Chaque salarié effectue 20H, 24H et 26H de travail par semaine. La durée légale de travail est de 35H/semaine. Le calcul sera le suivant : (20+24+26)/35=2.

L’entreprise doit donc compter 2 salariés à temps partiel dans l’effectif de l’entreprise.

Quel risque pour l’employeur s’il ne fournit pas la BDESE ?

Si le CSE estime que la BDESE est incomplète ou qu’il y a un manque de communication, il doit se référencer au président du tribunal judiciaire pour demander de compléter les informations dans la BDESE.

La BDESE est une obligation. Ne pas la respecter constitue donc un délit d’entrave.

La BDESE peut-elle être fournie de manière figée ?

Il existe 2 possibilités pour la mettre en place :

• Des prestataires en ligne pour implémenter des documents dans le logiciel
• Dans un tableau Excel

La BESE est un outil piloté par l’employeur pour informer les élus. De fait, les élus ne peuvent pas se l’approprier pour modifier des informations ou ajouter leurs propres commentaires.

S'il n'y a pas de BDESE en place alors que le délai est dépassé, comment faire pour qu’elle soit mise en place ? En l'absence de BDESE, comment faire pour répondre aux consultations ?

S'il n'y pas de BDESE en place quand le délai est dépassé : il faut la mettre en place.

Comment faire pour la mettre en place ? Utiliser des prestataires en ligne qui ont construit des architectures de BDESE, ou créer son propre tableau Excel et entrer les informations à l’intérieur.

Des structures de BDESE existent en ligne, notamment sur le site servicepublic qui contient la liste des informations obligatoires et des rubriques d’une BDESE

Plus d’informations sur cette page.

À quelle fréquence doit-elle mise à jour ?

Il faut la mettre à jour au fil de l’eau : à chaque fois qu’il va y avoir des évolutions dans l’entreprise. Elle doit donc être actualisée toute l’année.

Quels sont les cas où le CSE a un droit de véto (avis conforme) ?

• En cas de refus d’accorder le congé de formation économique social et syndical
• En cas de remplacement de paiement des heures supplémentaires par un repos compensateur équivalent
• Lors de la mise en place d’horaires individualisées
• Lors de la mise en place d’activités partielles

Si l’employeur ne respecte pas les deux premiers points de présentation/consultation, que se passe-t-il ?

L’employeur doit obligatoirement inviter/convoquer et informer.

S’il consulte sur un thème : il doit apporter aux élus les informations nécessaires pour qu’ils puissent prendre leur décision de façon éclairée. Si le niveau d’information est insuffisant, le délai de consultation ne commence pas à courir.

Lors d’une formation sur les droits et devoirs du CE (à l’époque), on nous avait expliqué que finir l’ODJ par “questions diverses” était une fausse bonne idée, qu’en est-il ?

C’est une question de pratiques. Ce n’est pas forcément une fausse bonne idée car cela permet d’ouvrir une discussion.

Si le climat social dans une société est compliqué, cela peut devenir une fausse bonne idée parce-que la Direction peut se retrouver face à des questions qu’elle n’a pas anticipées ou préparées. Il vaut donc mieux encadrer tous les points de l’ODJ pour ne pas créer de mauvaise surprise.

Si au contraire, le climat social est ouvert, les “questions diverses” en fin d’ODJ sont une bonne idée.

Le PV de la réunion précédente n’est diffusé qu’après la réunion suivante ?

Oui. Tant que le PV n’a pas été approuvé, il n’est pas diffusé.

Qui peut statuer si l’information transmise est suffisante ou non ?

C’est le juge.

Bien sûr, il est possible d’oblitérer certaines informations confidentielles qui pourraient être problématiques si elles étaient publiques.

Est-il possible de recevoir un avis avant l’expiration d’un délai d’1 mois ?

Tout à fait, et c’est même le cas la plupart du temps. Le délai d’1 mois a lieu si le CSE ne rend pas d’avis.

Sur les orientations stratégiques : doit-il y avoir des éléments chiffrés et projections à 3 et 5 ans précises ?

Il peut y avoir des données chiffrées, c’est même recommandé. La BDESE rassemble les informations qui sont pertinentes et actualisées sur les 2 dernières années précédentes, sur l’année en cours et les 3 prochaines années. Cela peut aller au-delà des 3 prochaines années.

La BDESE est sur papier chez nous et on nous refuse la version numérique. Quel recours est possible ?

Si l’entreprise compte moins de 300 salariés, une BDESE non informatisée ne pose pas de problème.

En termes de recours, s’il n’y a pas d’accord via un accord de branche, il est possible de modifier l’organisation de cette BDESE.

Le CSE peut-il demander des informations d’effectif d’il y a 5 ans pour vérifier que le droit des salariés n’a pas été bafoué concernant la mise en place de la participation ? Est-ce obligatoire ou non pour l’employeur d’y répondre ?

Le CSE peut effectivement les demander mais l’employeur n’a pas l’obligation de conserver toutes les informations passées un délai de 5 ans.

Il est néanmoins possible pour le CSE de faire un recours devant le tribunal pour demander la transmission des documents.

Dans le cas d’une SASU (actionnaire unique), il n’y a pas de conseil d’administration d’assemblée générale. Le CSE n’est donc pas invité. Existe-t-il un moyen d’accès de communication directe avec cet actionnaire ? La direction a-t-elle l’obligation de transmettre les avis du CSE à cet actionnaire ?

La direction n’a pas l’obligation de transmettre les avis du CSE à cet actionnaire. Néanmoins, les avis du CSE sont normalement annexés, donc l’actionnaire peut y avoir accès.

Il faut savoir si l’actionnaire unique est également le Président du CSE. Si ce n’est pas le cas, il n’y a pas de moyen d’accès direct à l’actionnaire.

Un changement majeur de la structure du middle management d’un gros département représente-t-il un motif de consultation ponctuelle obligatoire ?

Cela dépend de la nature du changement, toutefois l’employeur a l’obligation de consulter le CSE lorsqu’il modifie la marge générale de l’entreprise.

Le CSE peut-il demander des informations en lien avec le management de la performance au sein de la compagnie ?

Il est effectivement possible de demander ces informations. Si les documents ne sont pas donnés, il convient de se demander : existent-ils ? L’employeur a-t-il l’obligation de les transmettre ?

Quel risque pour l'employeur s'il ne fournit pas la BDESE ?

L’employeur doit mettre à disposition du CSE une Base de données économiques, sociales et environnementales c’est une disposition d’ordre public.

L’absence de mise à disposition de la BDESE ou une mise à disposition incomplète est constitutive du délit d’entrave, exposant l’employeur à 7500€ d’amende.

Avez-vous un exemple de cas d'avis conforme du CSE ?

L’avis conforme est un cas exceptionnel, le CSE a un droit de véto. Si l’avis rendu par le CSE est négatif sur ces 4 thèmes, l’employeur ne pourra pas mettre en œuvre sa décision

Voici la liste limitative des avis  conformes :

• Mise en place à la demande des salariés d’horaires individualisés
• Remplacement des heures supplémentaires par un repos compensateur
• En cas de refus de l’employeur d’accorder le congé de formation économique, sociale et syndicale
• Mise en place par décision unilatérale de l’activité partielle individualisée

À quelle fréquence doit-elle être mise à jour par l'employeur la BDESE ?

La fréquence de mise à jour de la BDESE peut être définie par un accord d’entreprise ou en l’absence de délégué syndical par un accord entre l’employeur et le CSE adopté à la majorité des titulaires. Si rien n’a été négocié sur le sujet, c’est l’employeur qui détermine comment se passe l’actualisation de la base de données.

Le Code du travail prévoit de respecter les périodicités suivantes :

Informations actualisées sur les 2 années précédentes, l’année en cours et intègre des perspectives sur les 3 années à venir.

Est ce que le CSE peut demander des informations d'effectif d'il y a 5 ans pour vérifier que les droits des salariés n'ont pas été bafoués comme la mise en place de la participation ?

Dans ce cas, les élus et les salariés peuvent utilement consulter le registre unique du personnel.

Vous avez dit que l'employeur doit envoyer une convocation même aux employés en arrêt maladie. Est-ce également le cas pour les congés maternité/paternité ?

L’élu(e) qui est en congé maternité ou paternité doit continuer à être convoqué aux réunions CSE par l’employeur. Il ou elle décide d’y participer ou non à la réunion, mais un suppléant pourra la/le remplacer lors de la réunion jusqu’à son retour.

L'élu peut-il mettre en pause son congé pour assister à une réunion CSE ?

L’employeur est tenu de continuer à convoquer les membres qui sont absents pour congés aux réunions CSE.

Les élus concernés décident ou non de participer à la réunion. Les titulaires absents seront, le cas échéant, remplacés par des suppléants désignés selon les règles légales.

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