Préparer et tenir les réunions du CSE : DO et DON’T

Le 17 mars dernier, de nombreux élu.es CSE se sont réunis à l'occasion de notre webinar "Préparer et tenir les réunions du CSE : DO et DON’T" animé par LegalPlace et Arthur Reboul (Directeur général de Leeto).

Les deux expertes de LegalPlace Sixtine de Kersabiec et Marine Dubois ont notamment expliqué comment : tenir la 1ère réunion (côté employeur et côtés élu.es du CSE), convoquer les élu.es, tenir la réunion en visioconférence, animer la réunion, préserver la confidentialité, compléter le registre spécial, rédiger et communiquer le PV.

Retrouvez dans cet article le replay du webinar ainsi que toutes les réponses écrites aux différentes questions posées à nos expertes pendant le webinar.

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Questions-Réponses

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À propos des règles énoncées dans le 1er slide “Tenir la 1ère réunion du CSE”. Est ce que ça concerne seulement la première réunion ?

Oui cela concerne la première réunion, ou les suivantes si jamais ces actions (désignation bureau, compte rendu, règlement intérieur) n'ont pas été menées pendant la première réunion.

Comment se passe la tenue de la 1ère réunion du CSE pour les entreprises de moins de 50 salariés ?

Pour la première réunion comme pour les autres, il revient à l’employeur de fixer et d’organiser la date de la réunion.

Dans les CSE des entreprises de moins de 50 salariés, les principaux thèmes à aborder sont les suivants :

• Définir un planning des réunions
• Désigner le référent harcèlement
• Créer le registre spécial
• Rappeler le rôle et les attributions du CSE

Le vote peut être fait à mains levées ?

En principe oui, le vote se fait à main levée, sauf accord contraire dans la séance ou via les dispositions du règlement intérieur du CSE. Par exception, certains votes doivent nécessairement être effectués à bulletin secret. C’est notamment le cas du licenciement d’un membre du CSE.

Notre employeur refuse de nous donner un local, pourtant nous sommes + de 50 salariés. Que faire ?

Dans certaines entreprises, la mise en place d’un local spécifique pour les entreprises est difficile par manque de place. C’est pourquoi certaines entreprises prévoient un système de réservation prioritaire au CSE permettant à ce dernier d’exercer ses missions (rencontre des salariés, réunion préparatoire etc.)
L’employeur qui ne remplit pas son obligation de fournir un local peut être poursuivi pour délit d’entrave, passible d’une amende de 7500 euros.

La durée du mandat n’est-elle pas de 3 ans ?

La durée légale du mandat est fixée par le code du travail à 4 ans (C.trav.art.L.2314-33 al.1). Par dérogation, un accord collectif peut fixer une durée du mandat comprise entre 2 et 4 ans. La durée minimale de 2 ans ayant un caractère d’ordre public absolu, il n’est pas possible de prévoir une durée de mandat inférieure.

La formation des membres d'un CSE de moins de 50 salariés est-elle obligatoire ?

Uniquement la formation santé, sécurité et conditions de travail est obligatoire pour les CSE des entreprises de moins de 50 salariés. Cette formation est prise en charge par l'employeur quelle que soit la taille de l’entreprise. Cependant, à compter du 31 mars 2022, ces formations pourront être prises en charge par les OPCO pour les entreprises de moins de 50 salariés (C.trav.art.L2313-22-1).

Des élus titulaires peuvent-ils évoquer un délit d'entrave envers le secrétaire, si le secrétaire ne porte pas un sujet demandé par un élu titulaire ?

Le délit d’entrave est une sanction uniquement à l’égard de l’employeur.

La convocation (pour les +50 salariés) doit être signée obligatoirement par les 2 parties l'employeur et le secrétaire ?

Il est nécessaire de faire la distinction entre la convocation et l’ordre du jour.

• La convocation est rédigée par l’employeur. Il n'y a pas de forme imposée, la bonne pratique est de la transmettre par mail. Elle mentionne notamment la date, le lieu et l’heure de la réunion. Ainsi, elle n’a pas à être signée par le Secrétaire.
• L’ordre du jour, lui, est souvent mis en pièce-jointe de la convocation et est établi conjointement entre le Secrétaire et l’Employeur. Il n’y a pas d’obligation légale de signature. Cependant, à titre probatoire, il est préférable de faire signer l’ordre du jour par les deux personnes l’ayant établi.

Faut-il prévenir l'inspection du travail sur les réunions et l'ODJ ?

L'ordre du jour des réunions du CSE est communiqué à l'inspection du travail ainsi qu'à l'agent de la CARSAT 3 jours au moins avant la réunion.

A-t-on le droit de ne pas faire de réunion pendant l'été avec l'accord de tous les membres du CSE ?

L’employeur doit programmer la date de la réunion estivale du CSE, à un moment où la plupart des membres du CSE peuvent être présents. Si aucun point n’est fixé à l’ordre du jour, le PV le mentionne.

CSE de moins de 50 salariés : nous avons envoyé aux membres du CSE une invitation de réunion récurrente pour toute l’année 2022 (réunion le dernier lundi du mois à 17H).
Est-ce que cela suffit comme convocation ? Ou faut-il rajouter un autre formalisme de convocation ?

Aucun formalisme n’est imposé concernant la convocation.

Comment utiliser les heures de délégation ? 
Notre employeur suggère qu'un seul titulaire les utilise et que ça tourne mais jamais tous en même temps.

Les élus titulaires sont libres d’utiliser leurs heures de délégation seul ou en simultané, sous réserve d’une information préalable et sans que cela puisse perturber l’organisation de l'entreprise.

Est ce qu'il est possible d'enregistrer vocalement une réunion ?

Oui. Cela doit résulter d’une décision de l’employeur ou des élus du CSE. L’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les éléments portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel.

Le recours à la visioconférence pour + de 3 réunions du CSE par année civile sans accord fait partie des Don’t. Y-a-t-il cependant des exceptions liées au contexte sanitaire ?

Le dispositif dérogatoire à pris fin le 1er octobre 2021. Depuis cette date, le recours à la visioconférence est de nouveau limité à 3 réunions par an.

Comment se passent les votes en visio ?

Le Code du travail prévoit que lorsque les réunions du CSE se tiennent à distance, les membres du CSE doivent être identifiables, par le son et l’image. L’employeur comme les élus doivent donc activer leur webcam lors des réunions en visio pour assurer la validité des échanges et des avis formulés en réunion. Pour les votes à bulletin secret, le recours à système de vote électronique s’impose.

L'accord portant sur la tenue des réunions en visio peut-il être inscrit sur le règlement du CSE ? Est-ce que cela suffit ?

L’accord sur la visioconférence est le + souvent annexé au règlement intérieur, il répond aux mêmes conditions de conclusion que le règlement intérieur.

Est-il possible d'avoir l'article du code du travail qui limite à 3 visio/an ?

Article L2315-4 du code du travail.

Dans le cadre du télétravail généralisé et commun à tous les salariés nous n’aurons pas la possibilité de nous réunir en physique. Comment faire ?

Pour que les réunions en visio soient plus fréquentes, un accord avec l’employeur et les titulaires du CSE est nécessaire. Bonne nouvelle! Nous pouvons vous aider, contactez-nous : site LegalPlace.

Vous avez une référence pour un logiciel de vote ?

Il existe plusieurs logiciels qui permettent de gérer des votes en ligne. Wechooz par exemple.

On peut ne pas évoquer un sujet à l'ODJ avec l'accord des élus ?

• Dans les entreprises de moins de 50 salariés, il n’y a pas d’ordre du jour à proprement parler. Les élus transmettent une liste de demandes qu’ils transmettent au moins 2 jours ouvrables avant la réunion du CSE.
• Dans les entreprises de 50 salariés et +; l’ordre du jour est fixé conjointement entre le Secrétaire et l'Employeur. Il est fréquent d’ajouter sur l’ordre du jour un dernier point intitulé “questions diverses”.

Si la réunion dépasse un certain temps, le code du travail prévoit-il que le temps supplémentaire soit pris sur les mandats ?

Le temps passé aux réunions avec l’employeur par les membres élus du CSE est rémunéré comme du temps de travail effectif. Il n’est pas déduit des heures de délégation pour ceux qui y ont droit, quel que soit le temps de la réunion.

Si beaucoup de questions sont abordées au cours de la réunion et que celle-ci n’est pas terminée au bout de 3 heures, peut-on reprogrammer (sur une autre journée) ou faire une pause (repas par exemple) ?

Les suspensions de séance sont autorisées.

Un membre du CSE est-il licenciable (Je croyais que non…) ?

Licenciement : protection du représentant du personnel

Peut-on être à la fois secrétaire adjoint et trésorier ?

Rien ne s’y oppose.

Dès lors que les PV de réunion sont communiqués aux collaborateurs, on ne peut plus évoquer la confidentialité ?

Les informations confidentielles ne sont pas communiquées aux collaborateurs. Le PV peut faire figurer les informations confidentielles, mais seul un résumé expurgé des informations pourra être porté à la connaissance des salariés.

Que se passe-t-il si l'employeur ne complète pas le registre spécial ? ou si un des registres est perdu ?

Il est passible de délit d’entrave.

En cas d'information et consultation pour une entreprise de moins de 50 salariés, devons-nous faire un PV ?

Il est pertinent de rédiger un procès-verbal pour la consultation. Ce PV figurera en annexe du registre spécial.

Ce registre spécial peut-il être numérique ?

En principe il doit s’agir d’un document relié, afin d’éviter les feuilles volantes. La bonne pratique est d’acheter un cahier et de copier coller les feuilles imprimées. Concernant l’informatique, à notre connaissance, aucun texte ni jurisprudence ne viennent statuer à date. Dans tous les cas, il est important de prévoir un accès sécurisé et non modifiable.

Un compte-rendu synthétique a-t-il la même valeur juridique qu'un PV (retranscription mot pour mot) ?

Un PV est un compte-rendu qui peut être synthétique ou être une retranscription mot pour mot.

Comment procède-t-on pour un CSE exceptionnel ? L'ODJ est-il rédigé conjointement aussi ? Ou c'est seulement l'employeur qui le rédige ?

L’ordre du jour de chaque réunion du CSE est établi par le président et le secrétaire.

Qui rédige les PV pour les entreprises de moins de 50 salariés ?

L’employeur dans le cadre du registre spécial.

Si nous employons une société pour la prise de note, de quel délai disposons-nous ?

Le même délai soit celui prévu par accord soit le délai légal de 15 jours pour transmettre le PV à l’employeur. Puis le PV sera approuvé lors de la prochaine réunion. Ce n’est qu’une fois l’approbation effectuée, qu’il pourra être communiqué aux salariés.

Le PV doit-il être signé par le CSE et l'employeur ?

C’est préférable à titre de preuve de l’accord sur son contenu même s’il n'existe aucune obligation légale. Le PV est approuvé au plus tard lors de la réunion suivante du CSE. Si le président ou un membre du CSE estime que certaines retranscriptions sont erronées, il a la possibilité de les faire rectifier.

Que se passe-t-il en cas de retard du procès verbal ? Y-a-t-il des sanctions ?

Cela peut constituer délit d’entrave si l'employeur est responsable.

Le PV doit-il être approuvé avant d'être diffusé ?

Oui.

Peut-on transmettre les PV validés aux salariés par e-mail ?
(Nous l'avons fait pendant la période COVID car très peu sont sur site. L’affichage est donc peu vu par les salariés).

Le procès-verbal des réunions du CSE peut, après avoir été adopté , être affiché ou diffusé dans l’entreprise par le secrétaire selon les modalités prévues dans le règlement intérieur du CSE.

La diffusion peut donc se faire par mail si le règlement intérieur du CSE le prévoit.

Dans le cadre d'un full remote, un tableau d'affichage physique est impossible. Le recours à l'affichage via un outil reste indispensable, non ?

Le CSE dans le cadre de ses moyens bénéficie a minima d’un panneau d’affichage. Le panneau sur site doit être privilégié dès que c’est possible. En cas d'impossibilité, un outil de réseau social interne permettant la communication des informations du CSE doit effectivement être mis en place.

Y a t-il forcément un président pour le CSE et si oui est-ce que c'est l'employeur qui joue ce rôle ?

Le président est l’employeur quelque soit la taille de l’effectif (membre de droit du CSE). Sa présence est obligatoire aux réunions, néanmoins il peut se faire représenter par une personne habilitée à agir au nom de l’employeur (DRH/Cadre supérieur).

Un suppléant n'ayant pas légalement d'heures de délégation, doit-il obligatoirement demander des heures aux titulaires s'il veut faire des projets ?

Seul le titulaire peut choisir de partager ses heures de délégation avec le suppléant. A défaut, le suppléant ne bénéficie pas d’heures de délégation.

Quid de la BDESE ?

La BDESE est obligatoire dans toute entreprise de 50 salariés et + ayant un CSE en place. Elle rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à disposition du CSE.

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