Comment gérer une réunion CSE en cas d'absence des membres ?

Les réunions du Comité Social et Économique (CSE) sont des moments clés où représentants du personnel et direction échangent sur des sujets stratégiques comme les conditions de travail, la santé ou la sécurité. Pourtant, les absences de membres titulaires peuvent perturber le bon déroulement de ces instances.

Heureusement, des solutions existent pour faire face à ces absences inévitables. Mais leur mise en œuvre requiert rigueur et anticipation de la part du CSE et de l'employeur. Ce guide pratique vous détaille les règles et bonnes pratiques à adopter pour assurer la continuité du dialogue social.

Le remplacement par un suppléant d'un membre absent

La principale parade consiste à faire appel au suppléant du membre absent. Ce dernier dispose alors des mêmes prérogatives (droit de vote, de parole...) que le titulaire qu'il remplace au sein de la délégation du personnel.

Cette solution présente plusieurs avantages :

• Éviter un déséquilibre des voix entre élus et représentants de l'employeur
• Compenser l'absence d'expertise par un autre membre compétent

Le suppléant peut être convoqué aussi bien pour une absence ponctuelle qu'une vacance durable, en attendant éventuellement l'organisation d'une nouvelle élection. En cas d'absence prolongée, il est possible que le suppléant du CSE remplace le titulaire dans ses fonctions.

L'inscription dans le procès-verbal un recours simple à instaurer

Que le suppléant siège ou non, toute absence de membre doit être consignée dans le procès-verbal de la réunion par le secrétaire. Ce document officialise la composition de l'instance.

Pour une réunion extraordinaire, des mentions spécifiques sur les circonstances exceptionnelles la justifiant doivent être ajoutées. Ce document revêt une grande importance juridique. Il fait foi des délibérations intervenues et des conditions dans lesquelles elles se sont déroulées (respect du règlement intérieur, etc.).

L'impact de l'absence des membres aux réunions CSE sur les délibérations

En principe, l'absence d'un ou plusieurs membres élus ne remet pas en question la validité des décisions prises. Sauf disposition contraire du règlement intérieur, les délibérations restent valables dès lors que le CSE est réuni en réunion plénière, quel que soit le nombre de membres présents.

Malgré tout, une forte absence de la délégation du personnel pourrait éventuellement être considérée comme un délit d'entrave. Mais pour cela, il faut démontrer que l'employeur a délibérément entravé l'exercice des droits des élus ou le fonctionnement des instances.

Il est toutefois du devoir du CSE de tout mettre en œuvre afin de remplacer au mieux les absents par leurs suppléants. Il est évident qu’une gestion efficace des présences assure la légitimité des décisions.

Les règles de convocation au CSE : les conditions spécifiques en cas d'absence d'un ou de plusieurs membres

Pour bien préparer une réunion malgré les absences, il est essentiel de respecter les bonnes pratiques en matière de convocation.

L'ordre du jour des réunions doit être communiqué aux membres du comité au moins 3 jours calendaires avant la réunion pour un CSE d'établissement. Ce délai est porté à 8 jours calendaires pour un CSE central. Ces délais s'appliquent tant aux réunions ordinaires qu'extraordinaires.

Ces modalités d'envoi sont fixées par le Code du travail mais peuvent être aménagées par accord d'entreprise ou le règlement intérieur. La convocation est généralement accompagnée de l'ordre du jour, éventuellement assortie des documents préparatoires.

Un ordre du jour indispensable

Quel que soit le type de réunion (plénière, commission spécialisée...), l'ordre du jour est indispensable pour cadrer les échanges. Il liste les différents points qui seront abordés.

Cette communication préalable est cruciale. Elle permet à chacun, titulaire ou suppléant, de bien se préparer en collectant les informations pertinentes. Cela favorise des discussions de qualité.

Un ordre du jour clair et complet contribue aussi à la bonne tenue de la réunion et à la validité des décisions, même en cas d'absences. Le secrétaire pourra éventuellement le compléter au fil des échanges.

Le quorum existe-t-il pour les réunions CSE ?

Au-delà des règles de convocation, la présence d'un nombre minimal de participants ne détermine pas la validité juridique d'une réunion. Il n’y a pas de nombre minimum (ou quorum) de membres devant être présent lors d’une réunion pour qu’elle soit valide. Ainsi, quel que soit le nombre de membres qui participent, les décisions peuvent être prises à la majorité.

Quel que soit le nombre de membres du CSE présents, l’employeur a donc l'obligation de réunir le CSE. La périodicité minimale des réunions varie selon l'effectif de l'entreprise :

• Pour les entreprises de moins de 50 salariés : une réunion mensuelle
• Pour les entreprises de 50 à 299 salariés : une réunion tous les deux mois
• Pour les entreprises de 300 salariés et plus : une réunion mensuelle

Le rôle clé du président en cas d'absence

C'est au président (généralement l'employeur ou son représentant) d'organiser les réunions et d'en fixer les dates. Il joue donc un rôle déterminant pour faciliter leur bonne tenue malgré les éventuelles absences.

Cela passe notamment par une gestion rigoureuse des convocations, le respect des délais et des formalités. Mais aussi par une bonne coordination avec le secrétaire (souvent un élu) qui doit connaître et consigner les présences effectives.

Ensemble, ils peuvent s'assurer que les suppléants sont bien sollicités à temps en cas d'absence annoncée.

Attention ! Sa responsabilité peut être mise en jeu !

L'absence ne dispense pas des obligations

Qu'elle soit prévue ou imprévue, de courte ou longue durée, l'absence d'un membre du CSE ne le décharge pas de ses obligations. Le titulaire défaillant reste tenu :

• D'assister et participer aux réunions dès que possible
• De représenter les intérêts des salariés de son collège
• De respecter son devoir de réserve

Le cas échéant, le suppléant qui le remplace provisoirement endosse ces mêmes responsabilités.

Une réunion par visio en cas d'absence, est-ce possible ?

Le recours à la visioconférence pour réunir le CSE peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel. En l'absence d'accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. Les modalités de vote à bulletin secret dans ce cadre sont déterminées par décret.

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