Tout savoir sur le PV de carence

Caroline Rodriguez
Content manager

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Plusieurs situations justifient le fait d'établir un procès verbal (PV) de carence pour votre CSE. Mais quelles sont-elles ? Quelles sont les démarches à effectuer ? Nous vous expliquons tout dans cet article 👇

Quand établir un PV de carence ?

Il est nécessaire d'établir un PV de carence dans 2 situations :

  • Lorsque la réunion du CSE ne peut pas avoir lieu faute d'élu.e.s présents en séance ou lorsque l'ordre du jour n'a pas été établi en amont de la réunion
  • Lorsqu'il n'y a pas suffisament de candidats à l'élection du CSE et qu'elles n'ont pu aboutir.

Cas n°1 : la réunion du CSE n'a pas eu lieu

1️⃣ L'employeur a respecté son devoir de convoquer tous les élus du CSE en réunion selon la périodicité établie dans le Code du travail (ou le règlement intérieur). Cependant, le jour venu, les élus convoqués ne se sont pas présentés pour y assister 😶 2️⃣ Autre cas de figure : l'employeur convoque comme à son habitude les élus pour leur réunion mensuelle, mais aucun ordre du jour n'est établi par le président et le secrétaire du CSE, "annulant" ainsi la réunion ordinaire (ce qui est une situation très commune au mois d'août dans les entreprises par exemple lorsqu'il n'y a aucun sujet particulier à aborder).

👉 Dans ces 2 situations, un PV de carence doit être rédigé par le secrétaire du CSE pour expliquer les raisons de la non-tenue de la réunion ordinaire.

Pourquoi établir un PV de carence et que doit-il contenir ?

La tenue des réunions du CSE est certes un moment privilégié entre les élus et la direction pour échanger, elle n'en demeure pas moins une obligation légale ⚖️ Ainsi, la non-tenue de l'une de ces réunions doit être justifiée et surtout consignée dans un document officiel (tout comme il est obligatoire d'établir un procès verbal pour toutes les réunions du CSE).

♟ Celui-ci atteste également que les obligations de l'employeur ont bien été remplies afin d'éviter toute contestation.

📝 Le format d'un PV de carence est le même que pour un procès verbal classique. Ainsi, il est nécessaire de consigner dans le PV de carence :

  • La liste des personnes présentes et absentes
  • La date et l'heure de la supposée réunion
  • L'ordre du jour le cas échéant
  • La justification de la non-tenue de la réunion du CSE

Communiquer son PV de carence

Tout comme un procès verbal classique, le PV de carence doit être accessible de l'ensemble des salariés, selon les moyens de communication habituels du CSE (local, panneaux dans les bureaux, plateforme de communication, emails...). Il doit également pouvoir être communiqué à l'inspecteur du travail s'il en fait la demande 🗂

Cas n°2 : les élections du CSE n'ont pas abouties faute de candidat

Dans certaines entreprises (et notamment les plus petites structures de moins de 50 salariés qui doivent elles-aussi et depuis le 1er janvier 2020 organiser des élections professionnelles), il arrive que les élections d'un CSE n'aboutisse pas faute de candidat. Une nouvelle fois, il est nécessaire d'établir un PV de carence ✍️

Quand établir le PV de carence ?

Il n'est nécessaire de rédiger le PV de carence que lorsque l'on a constaté l'absence de candidats à l'issue des 2 tours des élections professionnelles, soit dans l'un des deux cas de figures suivants :

1️⃣ Aucun candidat ne s'est présenté au 1er tour (réservé aux syndicats), ni au second tour (pour tout les candidats éligibles) 2️⃣ Le premier tour a lieu avec des candidats issus de syndicats, mais le quorum n'est pas atteint et personne ne s'est présenté au second tour.

⚠️

Attention : un PV de carence concerne un collège en particulier. Il est donc tout à fait possible de constater une carence sur un collège, mais d'aboutir à une élection sur l'autre collège. Si vous constatez une carence sur les 2 collèges, il faut rédiger 2 PV de carence.

Puis-avoir un délégué syndical sans avoir de CSE élu ?

Reprenons la situation 2️⃣ établie plus haut 👆

Dans une entreprise d'au moins 50 salariés, si le quorum n'est pas atteint au 1er tour des élections, il est tout de même nécessaire de décompter le nombre de votes pour chaque liste afin d'établir les syndicats représentatifs dans l'entreprise pouvant négocier avec l'employeur. Doivent également être décomptés les suffrages par candidat dans le cas où ils pourraient être nommés délégués syndicaux (candidats ayant réuni plus de 10% des suffrages exprimés au 1er tour) 🤝

Si personne ne remplit cette condition, l'organisation syndicale peut désigner elle-même un délégué syndical au sein de son organisation (Art. L2143-3) 👤

Que devient le budget destiné au CSE en cas de PV de carence ?

En cas de PV de carence, l'employeur doit conserver les budgets (fonctionnement et ASC) alloués au CSE. En effet, à tout moment peuvent être organisées de nouvelles élections qui peuvent cette fois aboutir à un CSE élu.

Dans ce cas, celui-ci récupère le cumul du budget de fonctionnement et du budget ASC non versées rétro-activement 💰

Pourquoi établir un PV de carence et que doit-il contenir ?

La rédaction d'un PV de carence est obligatoire pour justifier du fait que malgré les démarches entreprises par l'employeur pour organiser les élections professionnelles, elles n'ont pas abouti sur l'élection d'un CSE.

Ainsi, l'employeur atteste que l'absence de représentants du personnel n'est pas de son fait mais dû à une carence de candidats ❌

Quant au format du PV de carence, vous pouvez choisir de remplir le formulaire cerfa pré-établi pour ne rien oublier des informations à renseigner ou vous pouvez établir le vôtre en veillant à renseigner :

  • Toutes les informations relatives à l'identification de votre entreprise (SIRET, raison sociale...)
  • Les informations relatives à l'élection (les dates du premier et second tour, les éléments communiqués aux salariés...)
  • Les informations de contexte (date et lieu du PV de carence, personne à contacter en cas de contrôle...)

Quelle démarche effectuer pour valider le PV de carence ?

La loi vous impose d'envoyer 2 exemplaires de votre PV de carence à la DIRECCTE et 1 au CTEP (Centre de traitement des élections professionnelles) dans un délai de 15 jours suivant la date du dernier tour des élections ⌛️

Par ailleurs, vous devez également communiquer ce PV de carence à l'ensemble des salariés pour les prévenir que suite à une carence en candidat, ils ne bénéficieront pas d'un CSE et de représentants du personnel 📯

Quel risque à ne pas faire de PV de carence ?

Si l'employeur n'organise pas d'élections professionnelles ou qu'il n'est pas en mesure de présenter le PV de carence le justifiant , il peut être condamné à verser des dommages et intérêts aux salariés 💸

En effet, sans PV de carence, l'employeur n'a pas de réelle preuve légale qu'il a effectué toutes les démarches pour offrir à ses salariés des instances de représentation du personnel mais qu'elles n'ont pas abouties. Ces derniers peuvent donc se retourner contre l'employeur à compter du moment où l'employeur aurait du organiser les élections (ou produire le PV de carence) 📆

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