Modèle pour la comptabilité CSE : guide pratique pour la tenue des comptes du comité d'entreprise

Vous êtes membre du Comité social et économique (CSE) de votre entreprise ? Ou peut-être votre CSE cherche des solutions de comptabilité simplifiées ? Dans tous les cas, vous êtes au bon endroit ! Explorons ensemble le fonctionnement de la comptabilité spécifique aux CSE, avec des exemples concrets de modèles Excel, faciles à utiliser au quotidien.

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Comment tenir la comptabilité du CSE ?

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Comme toute personne morale, le CSE a l'obligation de tenir une comptabilité. Celle-ci permet de retracer les mouvements financiers liés aux activités du comité. Elle doit être tenue selon les règles de la comptabilité générale, définies par le Plan Comptable Général.

La complexité de la comptabilité CSE dépend de la taille de l'entreprise et du budget du comité. On identifie trois niveaux de comptes :

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Le régime de la comptabilité ultra-simplifiée

Les très petits CSE sont ceux dont les ressources annuelles sont inférieures à 153 000 €. Ils peuvent tenir une comptabilité de trésorerie minimale. Cette comptabilité simplifiée consiste à tenir un livre de comptes détaillant les opérations financières, avec les dates correspondantes, le montant encaissé ou dépensé, ainsi que l'origine des recettes et des dépenses.

Une fois par an, le CSE doit établir un état de synthèse simplifié présentant son patrimoine à la clôture de l'exercice et les engagements en cours. Cet état fournit une vue d'ensemble de la situation financière du comité.

Les très petits CSE ne sont pas obligés de désigner un expert-comptable pour certifier et présenter leurs comptes.

Un tableau Excel peut s’avérer utile. Il permet de mieux s'organiser et d'avoir une plus grande visibilité.

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Les comptes dits "simplifiés"

Les comptes dits simplifiés concernent les CSE dont les ressources sont supérieures à 153 000 € par an et qui, à la clôture d'un exercice, ne dépassent pas plus de 2 des 3 seuils suivants ;

• 50 salariés travaillant de façon continue dans l’entreprise ;
• 1,55 M€ de total bilan ;
• 3,1 M€ de ressources.

Ils peuvent adopter une présentation simplifiée de leurs comptes. Toutefois, ils sont tenus de désigner un expert-comptable pour certifier et présenter leurs comptes. Un modèle Excel pré-formaté suffit généralement pour respecter les obligations de ce type de CSE.

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Les comptes soumis au régime complet

Les CSE des grandes entreprises sont ceux ayant dépassé au moins 2 des 3 seuils mentionnés ci-dessus.

Ils doivent tenir une comptabilité complète, sans simplification, avec un bilan, un compte de résultat et une annexe détaillée. 

Ils sont également dans l’obligation de faire appel à un expert-comptable pour l'accompagnement et la présentation des comptes, ainsi qu'à un ou plusieurs commissaires aux comptes pour la certification de ces derniers.
Attention ! Le commissaire aux comptes désigné doit être distinct de celui de l’entreprise.

À noter : le trésorier est le garant de la comptabilité du CSE.  Bien sûr, les autres élus peuvent l'aider, mais c'est à lui que revient la tâche de clôturer les comptes et de les présenter annuellement.

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Exemple d'Excel pour une comptabilité CSE simplifiée

Voici quelques modèles de tableaux Excel qui vous aideront à mieux suivre la comptabilité de votre CSE !

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Modèle de tableau Excel de suivi budgétaire du CSE

Ce tableau Excel de suivi budgétaire du CSE offre une vision détaillée de la situation financière. Il permet de suivre le budget alloué, les dépenses effectuées, les engagements pris et le solde restant pour chaque catégorie de dépenses. La répartition par catégories (Activités, Aides sociales, Fonctionnement et Autres) facilite l'analyse et l'identification des postes les plus importants. Le total global, quant à lui, donne un aperçu d'ensemble du budget du CSE.

‍Ce tableau Excel est utile pour gérer efficacement les finances du CSE, s'assurer du respect du budget et prendre des décisions quant à l'allocation des ressources.

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Modèle de tableau Excel de suivi des activités du CSE

Ce tableau de suivi des activités du CSE donne une vision d'ensemble des différents événements, sorties et animations organisés. Chaque activité est répertoriée avec :

• Sa date
• Le nombre de participants
• Le coût unitaire et le coût total.

Cette mise en forme facilite l'évaluation de la fréquentation et de la rentabilité de chaque activité. Les responsables du CSE peuvent identifier les événements les plus populaires, analyser les coûts et prendre des décisions éclairées pour optimiser la programmation future.

Ce tableau Excel est un outil de pilotage intéressant pour planifier, suivre et améliorer continuellement les activités proposées aux salariés. N'hésitez pas à l'utiliser.

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Modèle de tableau Excel de suivi des aides du CSE

Ce tableau Excel de suivi des aides du CSE permet d'avoir un aperçu détaillé des différents types d'aides accordées, des bénéficiaires, des montants alloués et du statut de paiement.

Les responsables du CSE peuvent de ce fait s'assurer que les aides sont attribuées de manière équitable, suivre leur versement et identifier d'éventuels retards ou problèmes.

Ce tableau  Excel est un outil de pilotage  qui garantit une bonne allocation des ressources dédiées aux aides sociales et répond au mieux aux besoins des salariés.

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Comment établir un budget prévisionnel ?

L'établissement d'un budget prévisionnel est une étape cruciale pour tout CSE. Ce document anticipe les recettes et dépenses à venir sur l'exercice à venir. Voici les principales étapes à suivre.

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Étape 1 : estimer les recettes prévisionnelles

Il faut en premier lieu évaluer les différentes sources de revenus du CSE pour l'année. Pour cette étape, il faut notamment prendre en compte : 

• le budget de fonctionnement : l'employeur finance le budget de fonctionnement du CSE en fonction de la taille de l'entreprise : 0,20 % de la masse salariale brute pour les entreprises comptant de 50 à 1 999 salariés et 0,22 % pour les entreprises de 2 000 salariés et plus ;
• le budget pour les activités sociales et culturelles : fixé par accord d'entreprise ou en l'absence d'accord, la contribution est calculée en référence au rapport de la contribution à la masse salariale brute pour l'année précédente.

Les participations financières prévues des salariés aux différentes activités doivent également être estimées. Enfin, d'éventuels autres produits comme des dons ou des ventes de biens sont à intégrer si besoin.

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Étape 2 : lister les dépenses envisagées

Pour répertorier les dépenses prévisionnelles dans une feuille de calcul, vous devez avant tout les ventiler par budget. Voici comment :

• Budget de fonctionnement : frais d'expertise, de formations, de représentation... Mais aussi les obligations comptables comme les honoraires de l'expert-comptable ou des commissaires aux comptes selon la taille du CSE.  N'oubliez pas les éventuels frais bancaires.
• Budget activités culturelles : billetterie, chèques-vacances, cadeaux... Mais aussi les dépenses pour les activités sportives, les voyages, ou toute autre prestation destinée aux salariés (repas, loisirs...).

Petit conseil : appuyez-vous sur les comptes de l'exercice précédent pour réaliser vos prévisions. Consultez les factures, relevés bancaires et autres pièces comptables de l'année écoulée, vous aurez une vision plus globale.

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Étape 3 : Préparer la présentation

Une fois les recettes et dépenses prévisionnelles inscrites dans votre tableau Excel, effectuez un calcul pour vérifier l'équilibre budgétaire global. Que faire en cas de déséquilibre ? Procédez aux ajustements nécessaires sur certains postes de dépenses ou en réévaluant les produits attendus.

Préparez ensuite une synthèse claire et pédagogique à présenter aux élus du CSE. N'hésitez pas à intégrer des graphiques pour faciliter la lecture et la compréhension de votre budget par les membres du comité.

Cette synthèse budgétaire sera la pièce de référence pour le suivi et le pilotage financier tout au long de la future année. Un bon reporting est la clé d'une gestion optimale des fonds !

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Étape 4 : la validation du budget prévisionnel par les élus

Une fois votre synthèse budgétaire finalisée, il est temps de la soumettre à la validation des élus du comité social et économique.

Conformément aux obligations légales et au règlement intérieur, le budget prévisionnel annuel doit être approuvé lors d'une séance plénière réunissant l'ensemble des membres élus. 

Lors de cette séance, le trésorier présentera en détail les prévisions de recettes et de dépenses, leur ventilation par budget (fonctionnement, activités sociales et culturelles, etc.), ainsi qu'un comparatif avec l'année précédente.

Les élus pourront ainsi poser toutes leurs questions sur les hypothèses retenues, les postes budgétaires, la trésorerie prévisionnelle, etc. Le cas échéant, des ajustements pourront être demandés.

Un procès-verbal spécifique de cette séance d'approbation des comptes sera dressé et archivé, conformément au Code du travail.

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Étape 5 : Suivi et actualisations du budget tout au long de l'année

Au fil des mois, le trésorier du CSE effectue un suivi régulier de la consommation budgétaire. Il compare les dépenses et recettes réelles aux prévisions initiales.

Des ajustements ou réaffectations entre postes budgétaires sont parfois nécessaires si les estimations s'avèrent éloignées de la réalité. Certaines activités peuvent être plus ou moins prisées que prévu par exemple.
Le budget peut être modifié à tout moment de l'année par un vote en séance plénière.

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Comment gérer les flux de trésorerie ?

Pour une bonne gestion de votre trésorerie, suivez rigoureusement chaque mouvement sur vos comptes bancaires professionnels. Sur un tableau Excel, répertoriez chaque débit et crédit est ainsi répertorié dans des colonnes séparées.

Vous pouvez ensuite rapprocher manuellement ces flux avec vos pièces comptables (factures fournisseurs, notes de frais du personnel...). Voici quelques conseils à appliquer sur vos tableaux Excel pour une gestion optimale  :

• Utilisez des outils dédiés comme les modèles Excel ou des logiciels spécialisés pour établir vos prévisions de trésorerie. De préférence, ne vous fiez pas à des calculs manuels sources d'erreurs.
• Alimentez vos tableaux de trésorerie en temps réel à partir de la comptabilité et des relevés bancaires. Les projections doivent être constamment mises à jour, c'est important.
• Ajoutez les dépenses prévisionnelles engagées même non facturées (commandes, charges à payer...) pour une vision exhaustive.
• Intégrez les échéances d'emprunt et les remboursements prévisionnels de dettes pour mesurer votre besoin réel de financement.
• Multipliez les scénarios (croissance, investissement, restructuration...) pour appréhender l'impact sur vos flux futurs.
• Rapprochez chaque mois le réalisé des prévisions afin de détecter les éventuels écarts et en comprendre les raisons.
• Partagez ces états de suivi avec les dirigeants, la comptabilité et les établissements financiers.

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N'hésitez pas à vous rapprocher d'un expert-comptable si besoin pour mettre en place un système comptable robuste et conforme pour votre comité ! Chez Leeto, nous pouvons d'ailleurs vous accompagner dans la gestion financière simplifiée des CSE.

Notre plateforme en ligne met à votre disposition des outils spécialement conçus pour le suivi rigoureux de la trésorerie des comités sociaux et économiques. Contactez-nous pour découvrir nos différentes solutions !

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