Le calendrier des élections du CSE

Natan Sabbah
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Dans cet article vous apprendrez

  • Toutes les étapes à suivre pour mener à bien vos élections

  • Toutes les contraintes que doit respecter le calendrier

  • Les bonnes pratiques pour construire votre calendrier

Notre décryptage

Le calendrier des élections suit un ensemble de règles complexes qui impose des contraintes sur de nombreuses étapes. Nous vous conseillons de construire le calendrier rétroactivement en partant de la fin : la date du 1er tour des élections. En effet c’est cette date qui va conditionner les autres. Nous proposons ainsi de suivre l’ordre suivant dans cet article :

  • date du 1er tour

  • date d’invitation des organisations syndicales pour les négociations préélectorales

  • date d’envoi de la notice d'information aux salariés

  • date de tenue des négociations préélectorales

  • date d’affichage du protocole électoral et d’affichage des listes électorales

  • date d’ouverture et de fermeture des candidatures du 1er tour

  • date d’affichage des candidatures pour le 1er tour

  • date de proclamation des résultats du 1er tour

  • date du 2nd tour (le cas échéant)

  • date d’ouverture et de fermeture des candidatures du 2nd tour (le cas échéant)

  • date d’affichage des candidatures pour le 2nd tour

  • date de proclamation des résultats du 2nd tour

  • date d’envoi du PV des résultats des élections

  • date d’envoi du PV de carence (le cas échéant)

1. Date du 1er tour

La date du 1er tour va dépendre de votre réponse aux 2 questions suivantes :

  • Avez-vous déjà des IRP en place (Délegué du personnel, CE, DUP) ?

  • Si vous n’avez pas d’IRP en place, les élections ont-elles été exigées par un salarié ou un syndicat ?

Cas 1 : vous avez des IRP en place

Il va obligatoirement falloir mener les élections du CSE avant le 1er janvier 2020, quelle que soit la date de fin des mandats en cours. 

  • Si les IRP finissent leurs mandats en 2018 vous pouvez mener le 1er tour des élections dans les 15 jours précédant la date de fin de mandat. Si vous le souhaitez, vous pouvez prolonger les mandats d'un an maximum

  • Si les IRP finissent leurs mandats en 2019, vous devez obligatoirement mener le 1er tour des élections dans les 15 jours précédant la date de fin de mandat. Il n’y a pas de possibilité de prolonger les mandats.

  • Si les IRP finissent leurs mandats après le 1er Janvier 2020, il va falloir mener des élections anticipées en 2019. La date est à fixer par l’employeur en consultation avec les IRP en place

Cas 2 : vous n’avez pas d’IRP et personne n’a exigé des élections

Vous avez la main sur la date du premier tour. La loi vous impose de mener des élections mais ne vous impose pas de délais pour mener le premier tour à compter du moment ou vous atteignez le seuil d’effectif de 11 salariés. Le seul risque est qu’un salarié ou un syndicat exige la tenue d’élections qui vous obligerait à entamer le processus sans trop de préparation.

Il convient ainsi de choisir une date qui vous arrange, ou vos salariés seront tous disponibles pour voter, idéalement hors période de rush.

Cas 3 : vous n’avez pas d’IRP et les élections ont été exigées par un syndicat ou un salarié

Le timing est serré, mais pas de panique c’est faisable. Tout d’abord assurez vous que la demande est valable :

  • avez-vous bien atteint le seuil de 11 salariés sur les 12 derniers mois ?

  • avez vous mené des élections qui ont abouti sur un PV de carence il y a moins de 6 mois ? 

La demande est valable uniquement si vous répondez oui à la première question et non à la deuxième. Dans ce cas la loi n’impose pas la date du premier tour mais de l’invitation des organisations syndicales : vous avez 1 mois maximum pour transmettre l’invitation à négocier aux organisations syndicales à compter de la date de la demande. La date du premier tour elle sera définitivement fixée lors de négociations, mais il est bon de prévoir 2 mois entre l’invitation des organisations syndicales et le premier tour.

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2. Date d’invitation des organisations syndicales pour les négociations pré-électorales

La date de l’invitation aux organisations syndicales va dépendre encore une fois de votre réponse aux 2 questions ci-dessous :

  • avez-vous déjà des IRP en place (Délegué du personnel, CE, DUP) ?

  • si vous n’avez pas d’IRP en place, les élections ont-elles été exigées par un salariés ou un syndicat ?

Cas 1 : vous avez des IRP en place

Il faut obligatoirement envoyer l’invitation au plus tard 2 mois avant la date du premier tour. Il est conseillé de l’envoyer exactement 2 mois avant la date du premier tour (modulo les weekend).

Cas 2 : vous n’avez pas d’IRP et personne n’a exigée des élections

La loi n’impose pas de délais si ce n’est des délais suffisant pour mener à bien la négociation et permettre aux organisations syndicales de présenter des listes pour le 1er tour.

Il est recommandé d’envoyer l’invitation 2 mois avant la date du premier tour.

Cas 3 : vous n’avez pas d’IRP est les élections ont été exigées par un syndicat ou un salarié

Cf. date du premier tour

3. Date d’envoi de la notice d'information aux salariés

L’envoi de la notice d'information aux salariés va sceller une bonne fois pour toute le timing des élections, en effet une fois cette notice envoyée le compteur démarre : vous avez très précisément 90 jours pour mener les élections et pas un de plus. En pratique il est conseillé d’envoyer la notice d’information aux salariés le même jour que l’invitation à négocier aux organisations syndicales, c’est à dire idéalement 2 mois avant le 1er tour.

4. Date de tenue des négociations pré-électorales

L’employeur a la main sur le choix de la première session de négociations préélectorales. La seule contrainte à respecter est qu’il doit se tenir au minimum 15 jours après l’envoi de l’invitation aux organisations syndicales. Il est donc conseillé d’inviter les organisations syndicales 2 mois avant le premier tour puis de mener le premier tour des négociations 1 mois et 15 jours avant le premier tour.

5. Date d’affichage du protocole électoral et des listes électorales

Le protocole électoral et les listes électorales faisant l’objet des négociations avec les organisations syndicales, il n’est possible de les partager / afficher qu’après ces négociations ou à défaut de négociations après la date prévue du premier tour. Il est préférable de les partager dès que possible afin de laisser le plus de temps aux salariés de prendre connaissance du protocole, de qui peut voter et de qui est éligible. Ainsi il convient de les partager au plus tard 1 mois avant le premier tour des élections (si possible). Il est bon de noter qu’il est obligatoire de publier les listes électorales au moins 4 jours avant le premier tour des élections afin de permettre aux salariés ou syndicats de contester la liste. Dans le cas où des électeurs sont présents dans des sites décentralisés, il faudra envoyer les listes électorales par courrier ou par email.

6. Date d’ouverture et de fermeture des candidatures du 1er tour

Ces délais sont fixés dans le protocole électoral et font partie de la négociation. Néanmoins les règles suivantes peuvent se montrer utiles. Pour pouvoir se présenter, il faut qu’il y’ait un protocole électoral et que les conditions d'éligibilité soient publiques, ainsi la période de candidatures pour le premier tour ne peut être ouverte qu’après le jour d’affichage des listes électorales (cf. point 5). Il est conseillé de l’ouvrir le même jour et au plus tard 1 mois avant le premier tour des élections (si possible). Pour la date de fermeture des candidatures, la loi ne prévoit pas de contraintes mais il faut prendre en compte les délais logistiques d’organisation des élections : impression des bulletins, envoi et retour par voie postale des bulletins aux salariés qui ne votent pas sur place. Ainsi, il est bon de prévoir de fermer cette période au moins 7 jours avant le premier tour.

7. Date d’affichage des candidatures pour le 1er tour

Il convient d’afficher la listes des listes candidates le lendemain de la fermeture de la période de candidature afin de laisser le temps aux salariés d’en prendre connaissance.

8. Date de proclamation des résultats du 1er tour

Les résultats sont calculés le jour des scrutins par les membres des bureaux de vote et doivent être partagés avec les salariés dès le lendemain du scrutin du 1er tour. Ainsi, les membres du bureau de vote pourront annoncer la tenue d’un 2nd tour, les candidats élus, les sièges restants à pourvoir ou la carence de candidats.

9. Date du 2nd tour (le cas échéant)

S'il y a une carence de candidats au premier tour ou que tous les sièges n'ont pas été pourvus, il faut mener un 2nd tour ! La loi impose que le 2nd tour ait lieu dans les 15 jours suivant le 1er tour. Puisqu'il faut prévoir de permettre aux salariés de se présenter au 2nd tour, d’imprimer les nouveaux bulletins, de permettre l'envoi et le retour par voie postale des bulletins aux salariés qui ne votent pas sur place, il est bon de mener le 2nd tour exactement 15 plus tard (modulo les weekend).

10. Date d’ouverture et de fermeture des candidatures du 2nd tour (le cas échéant)

Même histoire que pour le premier tour mais cette fois les délais sont beaucoup plus courts. Il est conseillé d’ouvrir cette période le lendemain du 1er tour, au moment de la communication des résultats aux salariés et de la fermer 7 jours au moins avant la tenue du 2nd tour.

11. Date de proclamation des résultats du 2nd tour

Les résultats sont calculés le jour des scrutin par les membres des bureaux de vote et doivent être partagés avec les salariés dès le lendemain du scrutin du 2nd tour.

12. Date d’envoi du PV des résultats des élections

La loi impose que le PV des élections soit envoyé au plus tard 15 jours après la date du dernier tour des élections à la DIRECTTE (2 exemplaires) et au CTEP (1 exemplaire). Il faut par ailleurs transmettre un PV à chaque organisation qui a présenté une liste ou qui a participé aux négociations mais aucune contrainte de délais ne s’impose. Pour se simplifier la vie et ne pas oublier, il convient de les envoyer au même moment que ceux pour la DIRECCTE et le CTEP.

13. Date d’envoi du PV de carence de candidatures pour tous les collèges

Dans le cas d'une absence de candidats pour tous les collèges (carence de candidats), la loi impose qu'un PV de carence soit envoyé au plus tard 15 jours après la date du dernier tour des élections à la DIRECTTE (2 exemplaires) et au CTEP (1 exemplaire).

Chronologie des élections

Etapes

Etude de cas

L’entreprise Unicorn inc. a un délégué du personnel (DP) en place depuis quelques années dont le mandat se termine le 20 décembre 2018. Mathilde la DRH après consultation avec le DP, décide de ne pas prolonger le mandat et de mener les élections du CSE en 2018.

👉 Ainsi elle doit mener les élections entre le 5 et le 20 décembre 2018, et elle choisit le mercredi 5 décembre pour le 1er tour des élections.

👉 Elle décide ensuite d’inviter les organisations syndicales 2 mois avant : le vendredi 5 octobre afin de venir négocier le mardi 23 octobre.

👉 Elle choisit d’informer ses salariés de la tenue des élections et de l'invitation des organisations le 5 octobre également.

👉 Aucune organisation syndicale ne se présente à la négociation ainsi Mathilde fixe le protocole préélectoral et la liste électorale et les communique aux salariés le mercredi 24 octobre, le lendemain de la date prévue des négociations.

👉 Le protocole stipule que les salariés ont du 24 octobre au mercredi 28 novembre pour présenter un liste pour le premier tour, bien qu’elle ne prévoit aucune liste à ce tour compte tenu de la non réponse des syndicats.

👉 En effet personne ne se présente et Mathilde ferme la période de candidature du premier tour à la date stipulée dans le protocole, le mercredi 28 novembre.

👉 Aucun vote n’a lieu le 5 octobre compte tenu de l’absence de candidats, et le lendemain Mathilde informe les salariés de la tenue du second tour qui aura lieu le mercredi 19 décembre, ainsi que les dates pour se porter candidat : du 6 décembre au jeudi 13 décembre.

👉 Plusieurs listes se présentent à ce tour, et Mathilde affiche le vendredi 14 décembre les listes de candidats après avoir clôturé la période de candidature le 13.

👉 Le scrutin du 2nd tour a lieu le mercredi 19 décembre et tous les sièges sont pourvus.

👉 Le lendemain matin Mathilde communique les résultats aux salariés et envoie le vendredi 21 décembre les PV à la DIRECCTE et au CTEP.

👉 Mathilde part ensuite en vacances de Noël bien méritées à la Réunion

Dura lex, sed lex

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